Архивный отдел: о результатах деятельности за 2014 год

Дата публикации: 12.01.2015

0. Организационные мероприятия

В нормативно-правовой базе, регулирующей деятельность архивного отдела Администрации города Волгодонска, в 2014 году изменений не происходило. Основными задачами архивного отдела были обеспечение сохранности документов, повышение пожарной безопасности и антитеррористической защищенности помещений отдела, ведение системы автоматизированного государственного учета документов АФ РФ и предоставление муниципальных услуг, в первую очередь связанных с социальной защитой граждан, участие в информационных мероприятиях, проводимых органами местного самоуправления.  

В марте, июле, сентябре, октябре 2014 года приняли участие в областных видеоконференциях и семинарах, проводимых Комитетом по управлению архивным делом Ростовской области.

21 апреля 2014 года организовали и провели выставку документов, фотографий, печатных изданий во Дворце культуры им. Курчатова, посвященную 20-летию органов местного самоуправления.

22 апреля 2014 года заведующий отделом приняла участие в областном семинаре.

Продолжили работу по взаимодействию с Пенсионным фондом:

- 29 апреля провели семинар совместно с работниками Пенсионного фонда для организаций жилищно-коммунального хозяйства города «Формирование и использование документов, обеспечивающих пенсионные права граждан»;

- подготовили и направили в текущем году 5 исторических справок по ликвидированным предприятиям города для программного комплекса  Ростовской области «Переименованные организации» (всего направлено 85 исторических справок);

- сотрудниками Пенсионного фонда проведено 16 проверок сведений, изложенных в справках. Расхождений сведений с оригиналами документов не выявлено.

Большая работа проводилась работниками отдела по сбору материала для издания книги, посвященной 65-летию со дня образования города Волгодонска (будет отмечаться в 2015 году).     

Приняли участие в областном конкурсе «Лучшая опись 2014 года» совместно с территориальной избирательной комиссией г. Волгодонска.

Главным специалистом – заведующим фондами документов по личному составу Поповой В.В. разработаны и направлены в организации города методические рекомендации по формированию и оформлению дел по личному составу, составлению и оформлению описей дел по личному составу в организациях, учреждениях, предприятиях различных форм собственности (в том числе ликвидируемых).

Оказывали помощь архиву Красногвардейского района Крыма: направляли свои методические разработки, Положение об отделе, распоряжение об объединении архивов, формы статистической отчетности

Взаимодействовали со штабом по приему беженцев из Украины, оказывали консультационную помощь и предоставляли информационные услуги гражданам Украины, родившимся или ранее работавшим в городе Волгодонске для решения вопросов, связанных с упрощенной процедурой получения гражданства Российской Федерации.

Принимали участие в еженедельных планерных совещаниях при Мэре города и управляющем делами. В сентябре 2014 г. Администрации города представлен доклад с презентацией  о приоритетных направлениях работы архивного отдела в части обеспечения пенсионных прав граждан.

Подготовлено постановление  Администрации города от 04.07.2014 № 2281 «Об утверждении списка организаций - источников комплектования архивного отдела Администрации города Волгодонска».

Подготовлен проект постановления Администрации города «Об утверждении графика согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов организаций-источников комплектования в архивный отдел на 2015 год.».   

Вносились изменения в постановления и распоряжения Мэра города за предыдущие годы.

Подготовлен отчет о работе архивного отдела за 2014 год.

Изготовлены бланки заявлений по запросам документов по личному составу в количестве 4 тыс. экз. Отдел обеспечен в полном объеме оргтехникой, бумагой, канцтоварами, почтовыми конвертами. В другие города по запросам граждан и юридических лиц направлено 1630 ед. почтовой корреспонденции.

Оформлена подписка на журнал «Отечественные архивы» на 2015 год.  

В архивном отделе согласно номенклатуре дел заведены и оформлены дела на 2014 год, ведется делопроизводство, личный прием граждан, подготовка и выдача архивных справок и выписок, выполняются копировальные работы и работы на компьютере. Регистрация документов ведется в электронном виде.

Изучается и внедряется «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010.

Работа по запросам граждан и юридических лиц ведется в соответствии с Административным регламентом. Предоставляется муниципальная услуга «Информационное обеспечение граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»

Истребованы приказы от организаций-источников комплектования о назначении ответственных за архив  и приказы об экспертных комиссиях (обновление приказов не позднее 2011 г.). Истребованы и представлены в Комитет Перечни документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности. Обновлен и пополнен методический уголок. Методические рекомендации своевременно доводятся до организаций-источников комплектования архивного отдела.

Штатная численность работников отдела на 31.12.2014 года составила 7 единиц, в т.ч. 2 единицы муниципальных служащих: заведующий архивным отделом и главный специалист – заведующий фондами документов по личному составу,  5 единиц – старшие инспектора архивного отдела. В первом полугодии сокращена 1 штатная единица старшего инспектора.

За большой вклад в развитие архивного дела и долголетний  добросовестный труд награждены Почетными грамотами Мэра города с вручением денежной премии заведующий отделом Глушенко В.В. и старший инспектор отдела Дмитриева И.В., вручено Благодарственное письмо Мэра города старшему инспектору отдела Агаповой Д.Н.

1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации

101. Улучшение физического состояния документов: 

102/1.2 Закартонировано 1110 вновь принятых дел, в т.ч. 312 дел

11 фондов постоянного срока хранения и 798 дел по личному составу 6 фондов документов по личному составу :

  • фонд № 17 – Финансовое управление города ;
  • фонд № 18 – Отдел  культуры Волгодонского горисполкома;
  • фонд № 24 – Волгодонской опытно-экспериментальный завод;
  • фонд № 25 – Городской отдел народного образования;
  • фонд № 27 – Комитет по градостроительству и архитектуре;
  • фонд № 28 – Управление здравоохранения  г.Волгодонска;
  • фонд № 45 – Администрация города Волгодонска;фонд № 48 – Комитет по управлению имуществом города;
  • фонд № 52 – Департамент труда и социального развития;
  • фонд № 53 – Комитет по физической культуре и спорту;
  • фонд № 56 – МАУ «Департамент ЖКХ»;
  • фонд № 23Л – Частные предприятия;
  • фонд № 24Л – Частные индивидуальные предприятия (ЧИП);              
  • фонд №35Л – Волгодонской промышленный торг ;
  • фонд №36Л – СМУ №8 Управления строительства «Жилстрой»;
  • фонд №71Л – Муниципальные учреждения;
  • фонд №73Л – Бетонно-растворный завод треста «ВДЭС».

Другие мероприятия по организации хранения документов:

- закреплены ответственные из числа сотрудников отдела за архивохранилища №№ 1-14;
- систематизированы и размещены на стеллажах закартонированные дела фондов №№ 23Л, 24Л, 35Л, 36Л, 71Л, 73Л;
- вновь принятые дела размещены в хранилищах, оформлены ярлыки на архивные коробки, дополнены пофондовые указатели. Производилось первичное картонирование и перекартонирование в процессе  рационального размещения фондов;     
- проводилась  ежедневная   влажная уборка помещений, обеспыливание архивных коробок -1 раз в месяц;             
- ежедневно архивохранилища сдавались под охрану на пульт управления  охраны, остальные помещения – под роспись дежурному сторожевой охраны;        
- поддерживались оптимальные показания приборов по температуре и влажности воздуха в помещениях архивохранилищ;

- ежеквартально (20 января, 30 мая, 19 августа, 13 ноября ) проводился осмотр архивохранилищ по соблюдению нормативных режимов хранения документов с последующим проведением рабочих совещаний с ответственными за архивохранилища и устранением выявленных недостатков.                                   

104. Учёт документов.

104.1 Составлена опись документов по личному составу Бетонно-растворного завода треста «Волгодонскэнергострой» за 1973-2003 годы. Документы были приняты на архивное хранение ранее по акту № 19 от 20.11.2005года. Документы переплетены и приняты на государственный учет в количестве 418 ед.хр., фонд 73Л.

Составлена опись документов по личному составу Архитектурно-планировочного управления за 1959-1995 годы в количестве 45 ед.хр. Часть документов хранилась в муниципальном архиве, часть документов в ведомственном архиве. В настоящее время документы переплетены, приняты на государственный учет и архивное хранение в архивный отдел Администрации города Волгодонска (акт № 23 от 12.05.2014 года), фонд № 27 (УД).

Так же дополнительно приняты на учет документы по личному составу фондов:

  • Р-24 опись 1-Л «Волгодонской опытно-экспериментальный завод» (ведомости по заработной плате ведомственного детского сада) в количестве 7 ед.хр. за  1977-1983 годы, ранее не включенные в опись;
  • Р-35Л «Волгодонской промторг» (лицевые счета по начислению заработной платы работникам, переданные на хранение в составе брошенных и найденных документов по личному составу торгового дома «Славянский») в количестве 11 ед. хр. за 1983-1992 годы.
  • Р-23Л опись 103Л «Частные индивидуальные предприятия» в количестве     2 ед.хр. за 1991-1994 годы.
  • Р-24Л опись 2-Л «Частные предприятия»  в количестве 274 ед.хр. за 1955-2013 годы.
  • Р-36 Л опись 2-Л «Строительно-монтажное управление № 8 управления строительства «Жилстрой» треста «Волгодонскэнергострой» в количестве 21 ед.хр. за 1985-1992 годы.
  • Р-71Л «Муниципальные учреждения и предприятия города»:
   опись 2-Л Управление по муниципальному заказу города Волгодонска в количестве 19 ед. хр. за 2005-2014 годы;
   опись 3-Л МУП «Земля» в количестве 20 ед.хр. за 2001-2007 годы;

   опись 4-Л МУП «Городской центр недвижимости» в количестве 33 ед.хр. за 1991-2008 годы.

Проведена экспертиза ценности документов по личному составу (лицевые счета по начислению заработной платы работникам, личные карточки на уволенных работников Ф.Т-2) Управления строительства Ростовской АЭС (ОАО «Энергострой») за 1975-2005 гг., поступивших в архивный отдел без описей в неупорядоченном состоянии в ноябре 2013 года.

104/1.3  Произведена выверка комплекта учетных документов 62 фондов документов по личному составу. Оформлены карточки всех фондов документов по личному составу по типовой форме. Копии направлены в Комитет по управлению архивным делом Ростовской области.

Другие мероприятия по учету документов:

- проводилась систематизация  дел фондов по личному составу (Ф.24Л-частные индивидуальные предприятия);
- уточнены учетные справочники (список организаций-источников комплектования архивного отдела, список фондов, карточки фондов);
- составлено дополнительно 5 исторических справок о реорганизациях и переименованиях предприятий по фондам документов по личному составу;
- велась картотека о местонахождении документов по личному составу ликвидированных организаций города;
- проводились мероприятия по соблюдению и совершенствованию нормативных требований по организации хранения и выдаче документов различным категориям  пользователей (ведение журнала учета выдачи документов, оформление анкет пользователей, работающих в читальном зале, топографирование, соблюдение правил противопожарной безопасности);
- постоянно проводилась работа по розыску и дальнейшему приему документов по личному составу ликвидированных организаций, своевременно не передавших их на архивное хранение (подразделения УПСК «Градостроитель» ПСМО «Волгодонскстрой» - детские сады «Рябинушка», «Радуга», «Золушка», «Василек», строительно-монтажные управления № 8, 11: домостроительный комбинат треста «Волгодонскэнергострой»)

- проводились консультации и направлялись методические рекомендации руководителям (представителям) действующих и ликвидируемых организаций по решению вопросов сохранности документов по личному составу, их формированию, обработки дел для передачи на архивное хранение -Хлебокомбинат, ООО «Регионстрой», ПКФ «Инженер», ООО «Вкус», СП «Проекстройматериалы», ЧП «Мирта», ТОО «Крис», ООО «Командор», ООО «Хотей», АСК «Атом-Авто», ООО «Волгодонскэнергомонтаж», ООО «Пром-Инвест».

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации

201.Прием документов:                                                                               

201/1 Управленческой документации

- Всего организаций, сдавших документы в 2014 году - 11 орг.
- в том числе негосударственные - нет.
- досрочно принято документов (от Администрации города) - 2 орг.
- дел - 174
- годы - 2009-2010

- ликвидировано отставание - нет

201/3. -201/7. Работа по данным разделам не планировалась. 

201/8.Принято документов по личному составу - 798 дел.

201/10. Работа по данному разделу не планировалась.

202/2. Работа по данному разделу не планировалась.     

203. Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации (утверждение описей на ЭПК комитета)

203/1 Управленческой документации                                                           

- Всего организаций, утвердивших описи на ЭПК в 2014 году - 19 орг.
- в том числе негосударственные - 1 орг.
- досрочно утвердили описи на ЭПК - 1
- дел  - 3
- годы - 2012

 в том числе негосударственных - нет.

- составлены предисловия к описям за 2011 год 19 организаций - источников комплектования:
- Администрация города Волгодонска;
- Волгодонская городская Дума;
- Волгодонской районный суд;
- Прокуратура города Волгодонска;
- Финансовое управление города Волгодонска;
- Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы №4 по Ростовской области;
- Комитет по управлению имуществом города Волгодонска;
- Отдел государственной статистики в городе Волгодонске;
- Комитет по градостроительству и архитектуре;
- Управление образования города Волгодонска;
- Комитет по физической культуре и спорту города Волгодонска;
- Отдел культуры города Волгодонска;
- Территориальная избирательная комиссия;
- Редакция газеты «Вечерний Волгодонск»;
- ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Волгодонске»;
- Государственное учреждение «Центр занятости населения»;
- Управление здравоохранения;
- Департамент труда и социального развития;

- МКУ «Департамент строительства и городского хозяйства».

203/2. Работа по данному разделу не планировалась.

203/5. Описи фотодокументов не утверждались.

203/8. Работа по данному разделу не планировалась.

203/9 «Архивная Россика» - не планировалась

204.Упорядочение (обработка) документов в организациях:

204/1.1Управленческой документации 348 ед. хр.

204/2 – 204/9 Работа по данным разделам не планировалась.

Другие мероприятия по формированию Архивного фонда Российской Федерации:

29 апреля 2014 года был проведен семинар совместно с работниками Пенсионного фонда для организаций жилищно-коммунального хозяйства города «Формирование и использование документов, обеспечивающих пенсионные права граждан». В работе семинара приняли участие 23 человека. Подготовлено постановление Администрации города от 04.07.2014 № 2281 «Об утверждении списка организаций - источников комплектования архивного отдела Администрации города Волгодонска».

Принимали участие в областном конкурсе отраслевой системы «Избирательные комиссии». Оказывали методическую помощь в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций – источников комплектования архивного отдела. Проведена паспортизация архивов организаций по состоянию на 1 декабря 2014 года.

Проведены консультации с работниками 25 организаций и структурных подразделений  Администрации города Волгодонска по составлению номенклатуры дел;

- в связи с кадровыми изменениями в 2 организациях-источниках комплектования отдела истребованы приказы о создании экспертной комиссии и  утверждении положения о ней, о назначении ответственного  за ведомственный архив и положение об архиве:
- Департамент труда и социального развития (приказ от 19.03.2014 №32);
- Центр занятости населения (приказ от 10.09.2014 №90/1);                      
- согласованы номенклатуры дел 19 организаций-источников комплектования из 19 в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
- согласованы описи документов по личному составу 19 организаций - источников комплектования архивного отдела г.Волгодонска;
- проведено 250 консультаций граждан и организаций города по вопросам архивного дела, 400 консультаций физических и юридических лиц по вопросам местонахождения документов по личному составу.
- оказана методическая помощь 19 организациям по подготовке описей дел, номенклатур дел, формированию документов, их оформлению и размещению в архиве;
- ведется формирование наблюдательных дел организаций;
- принимали участие в 3 заседаниях  ЭК Администрации города;
- проведены проверки и подготовлены сведения об организации сохранности документов в следующих организациях:
- Отдел культуры  - февраль;
-Территориальная избирательная комиссия - май;

- ГУ Центр занятости населения города Волгодонска  - сентябрь.        

По итогам проверок ведомственным архивам выданы рекомендации с указанием конкретных сроков устранения замечаний. Результаты проверок доведены до сведения руководителей организаций. Продолжалась работа по сбору документов по истории города для издания книги к 65-летию города Волгодонска

3. Создание учетных БД, автоматизированного НСА и информационно-поисковых систем

301.Создание учетных БД, автоматизированного НСА:

301/1 Ведение (АСГУ) документов Архивного фонда РФ                          

На 01.01.2015 г. в БД «Архивный фонд РФ» введены данные по 40 фондам документов постоянного срока хранения и 62 фондам по личному составу (100%). Во втором полугодии 2014 года продолжено дальнейшее введение сведений по вновь принятым документам: 2 фондам постоянного срока хранения и 2 фондам по личному составу. Продолжается внедрение четвертой версии отраслевого программного комплекса «Архивный фонд РФ».

302/1. Ведение автоматизированного НСА

Из Администрации города принята электронная база текстов нормативно-правовых актов Мэра города за 2009 г. по фонду № Р- 45 «Органы местного самоуправления».

304.Создание информационно-поисковых систем:

304/1.1 Создана информационно-поисковая система по постановлениям и распоряжениям Мэра города за 2007-2010г.                 

4. Предоставление информационных услуг и использование документов 

401/1. Проведение информационных мероприятий.                             

Архивным отделом в 2014 году проведено  13  информационных мероприятий.

Регулярно обновляется страница архивного отдела на официальном сайте Администрации города в сети Интернет  www  volgodonskgorod. ru.               

Для информирования граждан на сайте размещена информация о месте нахождения отдела, телефонах, почтовом адресе, режиме работы, сведения из Административного  регламента, положение об отделе, сведения о месте нахождения документов, адреса архивов, методические рекомендации, а так же материалы из истории развития архивного дела Ростовской области и города Волгодонска.

Подготовка информационных мероприятий:

401/1.1. Подготовка информаций  - 2:                                                          

- главным специалистом отдела Поповой В.В. разработаны и направлены в организации города методические рекомендации по обеспечению сохранности документов по личному составу и передаче их в архив при ликвидации предприятий;

- проведена подборка материалов и фотографий для издания книги к 65-летию со дня образования города Волгодонска.

401/1.2. Организация выставок документов - 1:

В  апреле 2014 г.проведена 1 выставка документов к 20-летию со Дня образования местного самоуправления во Дворце культуры им. Курчатова, приняло участие-500 человек.

401/1.3. Проведение радио и телепередач - 1:                                            

1 выступление заведующей отделом Глушенко В.В. на телеканале «ВТВ» 21 апреля 2014г. к 20-летию со Дня образования органов местного самоуправления.

401/1.4 Публикация статей и подборок документов - 6 публикаций:

- подборка 7 фотографий и документов 50-ых – 60-ых лет (начало строительства города Волгодонска) - журнал «Волгодонск гостеприимный» №2, февраль 2014г.;
- публикация 27 фотографий и документов, хранящихся в архиве, к 20-летию Волгодонской городской Думы в газете «Местное время. Волгодонск» №1 (066) 18 марта 2014г.;
- «Из истории местного самоуправления» в газете « Волгодонск»  №15 от 25.04.2014г.;
-  публикация интервью заведующей отделом в газете «Волгодонская правда» № 46 от     29.04. 2014г.;
- публикация в областной газете «Наше время» № 320 от 19.08.2014г. статьи «Хранители трудовых биографий» о работе отдела и 3 фотографий;

- публикация фотографий с видами города Волгодонска в журнале «Ай-ва!» № 35, октябрь 2014г.

401/1.5.  Проведение конференций, круглых столов, лекций -1:

 - проведен 1 семинар «Формирование и использование документов, обеспечивающих пенсионные права граждан» со специалистами кадровых служб и ответственными за архивы в организациях ЖКХ города с участием специалистов Отделения Пенсионного фонда в г.Волгодонске, приняло участие 23 человека. 

401/1.6 Проведение экскурсий. Студенческая практика -2:                        

1 обзорная экскурсия для студентов, обучающихся по специальности «Делопроизводитель», 20 февраля 2014 года - 11 человек.

1 студенческая практика -2 человека, студенты Волгодонского филиала Южного федерального университета, Гукасян Эдуард, Голубь Марина, август 2014 года.

401/2. Исполнение социально-правовых запросов                                    

За 2014 г. исполнено 5009 запросов социально-правового характера. Решено положительно 3671 запрос.

401/3. Посещение читального зала

Читальный зал архивного отдела посетили 27 пользователей: школьники, студенты, представители органов местного самоуправления, журналисты, работники городских библиотек. В читальный зал выдано 529 дел.

401/4. Посещение web-сайта

17547 посещений web-сайта.

401/5. Пользователи архивной информации

В 2014 году – пользователей архивной информации – 6015 

- пользователи в читальном зале – 27;
- по тематическим запросам  –443;
- по социально-правовым запросам – 5009;
- экскурсантов - 1;
- студентов на практике - 2
- посетителей выставки - 500;

- участников семинара - 23.

В 2014 года поступило 443 тематических запроса от юридических и физических лиц о  переименовании улиц, о выделении земельных участков, квартир, об утверждении штатного расписания и т д. 

401/6. Выдача документов пользователям

В 2014 года выдано 29551 ед. хр., в том числе:                                          

- 529 ед.хр. в читальный зал пользователям;
- 3 ед.хр. фондообразователям;

- 29019 ед.хр. работникам архивного отдела для подготовки ответов на запросы (886 уд., 28133л/с).

401/8. Изготовление копий документов

В 2014 изготовлено копий архивных документов в количестве 3975 листов для исполнения запросов сотрудниками архивного отдела (2635 -для физических лиц +1340 – для юридических лиц).

Работники архивного отдела принимали активное участие в общественно значимых мероприятиях:

- предусмотренных в рамках реализации государственной программы «Патриотическое воспитание граждан РФ на 2011-2015гг.», посвященных Великой Победе: встречались с ветеранами, бывшими работниками Администрации города, поздравляли на дому ветерана Селиванову М.И.;
- перечислили денежные средства в размере однодневного заработка в помощь жителям Крыма.
- работали на  3 городских субботниках по уборке  и благоустройству города в апреле, мае, ноябре 2014 года;
- принимали участие в праздновании Дня государственного флага (август), Дня знания 1сентября (школа-интернат №2), Дня народного единства 4 ноября;
- провели встречу с автором герба и флага города Волгодонска  Николайчиком Виктором Иосифовичем

- провели празднование Дня архивов. В ознаменование Дня местного самоуправления все сотрудники архивного отдела премированы Мэром города денежным поощрением в размере по 1 тысяче рублей каждый.

Количество просмотров: 1030