Методические материалы для ответственных секретарей коллегиальных органов, созданных при Администрации города Волгодонска

 Ответственный секретарь должен:

  1. Иметь в своей должностной инструкции функцию о сопровождении деятельности коллегиального органа Администрации города Волгодонска (деле коллегиального органа).
  2. Не реже 1 раза в квартал отслеживать изменения действующего федерального и регионального законодательства, касающегося направления работы коллегиального органа. Своевременно вносить соответствующие изменения в правовой акт, регламентирующий деятельность коллегиального органа.
  3. Размещать (обновлять) на официальном сайте Администрации города Волгодонска в разделе «Комиссии и Советы» правовой акт, регламентирующий деятельность коллегиального органа в актуальной редакции.
  4. В случае изменение кадрового состава коллегиального органа своевременно вносить изменения в соответствующий правовой акт, регламентирующий деятельность коллегиального органа. Размещать актуальную информацию о составе на официальном сайте.
  5. Соблюдать Инструкцию по делопроизводству, утвержденную распоряжением Администрации города Волгодонска от 12.11.2015 №274, в части подготовки и оформления протоколов заседаний коллегиальных органов.
  6. Оформлять повестку, протокол заседания Комиссии за подписью ее председателя.
  7. Направлять проект повестки заседания на согласование членам коллегиального органа для ознакомления.
  8. При приглашении членов коллегиального органа на заседание направлять повестку заседания, сопровождая письмом председателя.
  9. После подписания протокола заседания коллегиального органа председателем и секретарем направлять протокол членам коллегиального органа, сопровождая письмом председателя.
  10. Не позднее, чем за 2 дня до проведения заседания коллегиального органа, размещать на официальном сайте Администрации города Волгодонска повестку заседания.
  11. Не позднее 5-ти дней после проведения заседания коллегиального органа размещать на официальном сайте Администрации города Волгодонска информацию по проведенному заседанию (протокол, выписку из протокола, решение, проект постановления).
  12. Правильно указывать наименование коллегиального органа при формировании недельного плана мероприятий и плана мероприятий на месяц в электронной системе планирования.
  13. Своевременно сообщать об отмене, переносе, изменении времени и места заседания коллегиального органа.
  14. При принятии решения коллегиального органа четко прописывать сроки и ответственных за исполнение решений. В случае, если срок контроля решения Комиссии указывается «постоянно», заслушивать периодически информацию об исполнении такого решения на заседаниях Комиссии.
  15. Отслеживать исполнение решений коллегиального органа Администрации города Волгодонска. Формировать дела с приложением информации ответственных исполнителей по исполнению решения.
  16. Использовать практику периодического рассмотрения на заседаниях коллегиального органа информации об исполнении принятых на заседаниях решениях.
  17. Формировать отчет о работе коллегиального органа ежеквартально и за год.
  18. Анализировать деятельность коллегиального органа и выносить для рассмотрения председателя предложения по повышению эффективности его деятельности.
Количество просмотров: 1355