7. Организация контроля и проверки исполнения документов и поручений

7.1 Контролю и проверке исполнения подлежат все зарегистрированные документы, содержащие порученческие пункты, сроки исполнения, требующие принятия решения и (или) выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа.

В Администрации города контролю исполнения подлежат:

- указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы, Федерального Собрания Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральные законы;

- областные законы и решения Законодательного Собрания Ростовской области;

- указы и распоряжения Губернатора Ростовской области, постановления и распоряжения Правительства Ростовской области;

- решения Правительства Ростовской области, протоколы советов, комиссий при Губернаторе Ростовской области;

- решения Волгодонской городской Думы;

-постановления председателя Волгодонской городской Думы-главы города Волгодонска;

- постановления и распоряжения Администрации города Волгодонска;

- запросы депутатов, обращения граждан;

- протоколы и решения совещательных и коллегиальных органов под председательством главы Администрации города или с его участием;

- поручения главы Администрации города ;

- критические публикации в средствах массовой информации.

На контроль могут ставиться и другие документы по решению главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города.

7.2 Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют заместители главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, руководители структурных подразделений и органов Администрации города Волгодонска.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляют специалисты общего отдела, структурных подразделений и органов Администрации города Волгодонска. Контроль осуществляется с использованием СЭДД«Дело».

7.3 Сроки исполнения контрольных документов указываются в текстах документов или резолюциях руководителя.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;

- поступивших от других организаций, учреждений – с даты их поступления.

Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются, как правило, в течение месяца со дня регистрации документа в Администрации города.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

- по запросам депутатов Законодательного Собрания Ростовской области – в течение 14 дней;

- по депутатским запросам депутатов Волгодонской городской Думы – в течение 5 дней со дня их получения;

- с пометкой «Весьма срочно» - в течение 3 рабочих дней,             «Срочно» - в течение 5 рабочих дней;

- если в документе срок исполнения указан не датой, а временным периодом (год, квартал, месяц, декада), сроком исполнения документа является последний календарный день этого периода;

- при наличии в документах разных сроков исполнения по отдельным пунктам, сроком исполнения документа является наиболее поздний срок.

         7.4 Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и соответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым, который обязан при подготовке ответа учесть мнение других исполнителей. Ответ должен быть ими завизирован. Могут быть приложены справки, служебные записки или другие документы с подписями других исполнителей.

Соисполнители представляют ответственному исполнителю необходимые материалы не позднее 7 дней до истечения срока, отведенного на исполнение поручения.

В случае, если срок исполнения поручения составляет 14 дней и менее, ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, при необходимости создает рабочие группы и проводит совещания.

7.5    Если в ходе исполнения документа, поручения, поставленного на контроль контрольным управлением Правительства Ростовской области, возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, ответственный исполнитель не позднее чем за 7 рабочих дней до истечения срока направляет в контрольное управление доклад на имя Губернатора Ростовской области с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, и предложений о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения.

7.6 При необходимости изменения срока исполнения документа  ответственный исполнитель не позднее 3 рабочих дней до истечения этого срока представляет на имя руководителя Администрации города, поставившего документ на контроль, информацию о продлении срока с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению. Сроки исполнения документов могут быть изменены только руководителем, поставившим его на контроль, или другим лицом по его поручению.

         Информация об изменении срока исполнения документов по резолюции руководителей вносится в СЭДД «Дело» сотрудником общего отдела Администрации города.

         7.7 При особых обстоятельствах, приведших к нарушению срока исполнения лицом, ответственным за контроль, представляется объяснительная записка, с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, виновных лиц, после чего может быть установлен новый срок исполнения.

         7.8 Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

         7.9 Специалисты общего отдела Администрации города 2 раза в месяц (1 и 15 числа) направляют исполнителям напоминания о сроках исполнения документов за 15 дней до истечения срока исполнения документов.

         7.10 Информация о выполнении документа и снятии его с контроля направляется исполнителем для снятия документа с контроля не позднее, чем за 2 рабочих дня до истечения срока контроля.

         Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

         Снятие документов с контроля производится после их полного исполнения на основании постановления, распоряжения Администрации  города Волгодонска, исходящего письма, резолюции руководителей, поставивших документ на контроль, или других лиц, по их поручению.       Рассмотрение контрольных документов не может считаться законченным на основании документа, в котором сообщается о предполагаемых мерах по решению поставленных вопросов. В этом случае документ ставится на «дополнительный контроль» до полного осуществления намеченных мер. Снятие документов с «дополнительного контроля» осуществляется главой Администрации города или уполномоченным должностным лицом Администрации города.

7.11 Снятие с контроля служебных писем Правительства Ростовской области, министерств Ростовской области, производится на основании исходящего письма, подписанного главой Администрации города, заместителем главы Администрации города (автором резолюции) и завизированного исполнителем. При этом исполнителем заполняется отчет в СЭДД «Дело».

         7.12 Общий отдел Администрации города направляет информацию об исполнительской дисциплине по контролируемым документам главе Администрации города, управляющему делами Администрации города к 10 числу каждого месяца (нарастающим итогом с 1 января текущего года), информацию о неисполненных документах: ежемесячно до 20 числа – управляющему делами Администрации города, отделу муниципальной службы и кадров. Информация, указанная в настоящем пункте, представляется по требованию главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города за любой период времени.

         7.13 Общий отдел Администрации города проводит проверки исполнения контрольных документов по существу вопроса, качеству ответов, срокам рассмотрения.

7.14 Организация контроля исполнения указов и распоряжений Губернатора Ростовской области, постановлений, распоряжений Правительства Ростовской области:

7.14.1 Контроль за своевременным и полным исполнением постановлений, распоряжений Правительства Ростовской области, указов и распоряжений Губернатора Ростовской области (далее – контрольные документы) осуществляют заместители главы Администрации города, управляющий делами Администрации города.

7.14.2 Указы и распоряжения Губернатора Ростовской области, постановления, распоряжения Правительства Ростовской области являются контрольными, если в тексте содержится прямое указание (рекомендация) главе муниципального образования исполнить какие-либо пункты и прописаны сроки исполнения. В остальных случаях решение о постановке документов указанной группы на контроль принимает управляющий делами Администрации города.

7.14.3 Снятие с контроля поручений по выполнению указов и распоряжений Губернатора Ростовской области, постановлений, распоряжений Правительства Ростовской области происходит на основании соответствующей резолюции главы Администрации города или заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города.

Информация о снятии с контроля или продлении срока контроля поручения направляется исполнителем в СЭДД «Дело» для снятия документа с контроля. Если в тексте документа предусмотрено направление информации о выполнении в Правительство Ростовской области, то ответственным исполнителем готовится такая информация за подписью главы Администрации города, заместителя главы Администрации города и направляется в Правительство Ростовской области.

7.14.4 Контроль за сроками исполнения контрольных документов осуществляет специалист общего отдела Администрации города. Он направляет информацию об исполнительской дисциплине должностным лицам, исполнителям в срок, определенный подпунктом 7.12 пункта 7 настоящего Регламента.

         7.15 Организация контроля исполнения постановлений и распоряжений Администрации города Волгодонска:

         7.15.1 Контроль за своевременным и полным исполнением постановлений и распоряжений Администрации города Волгодонска (далее – документы) осуществляют заместители главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, руководители структурных подразделений и органов Администрации города.

         7.15.2 Контроль за сроками исполнения постановлений и распоряжений Администрации города Волгодонска осуществляют специалист общего отдела, в структурных подразделениях – лица, назначенные руководителями структурных подразделений. Данное положение должно быть закреплено в должностных инструкциях специалистов.

7.15.3 Контрольные документы специалистом общего отдела ставятся на контроль  в СЭДД  «Дело».

7.15.4 При выполнении всех пунктов контрольного документа ответственным исполнителем не позднее 2-х рабочих дней до истечения срока контроля готовится информация на имя главы Администрации города Волгодонска о выполнении контролируемого документа и снятии его с контроля. Информация должна быть конкретной и полной по каждому пункту документа. Информация об исполнении направляется в СЭДД «Дело».

         7.15.6 Основанием для снятия с контроля документа является резолюция главы Администрации города или управляющего делами Администрации города в СЭДД «Дело».

         7.15.9 Если в процессе реализации документа выясняется невозможность соблюдения указанного срока или исполнения документа в целом, то ответственным за исполнение документа не позднее 3-х рабочих дней до истечения срока контроля в СЭДД «Дело» на имя главы Администрации города готовится аргументированная информация о продлении срока исполнения документа с указанием причин невозможности исполнения документа.

         7.15.10 Основанием для продления срока контроля исполнения документа является резолюция главы Администрации города или управляющего делами Администрации города в СЭДД «Дело».

7.16 Контроль и проверка исполнения поручений главы Администрации города.

Контроль и проверка исполнения поручений главы Администрации города осуществляются отделом по организации деятельности главы Администрации города и включают в себя 3 этапа:

- подготовка проекта протокола поручений и передача на исполнение;

- организация исполнения поручений, контроль хода исполнения и информирование главы Администрации города;

- снятие с контроля.

Контроль осуществляется с использованием СЭДД «Дело».

7.16.1 Порядок подготовки проекта протокола поручений и передача на исполнение.

Проекты протоколов поручений формируются на основе письменных, а также устных поручений, данных на еженедельных оперативных и планерных совещаниях, ежемесячных аппаратных совещаниях и выездных (тематических) совещаниях под председательством главы Администрации города.

Письменные поручения – копии документов с резолюцией главы Администрации города о постановке и организации контроля, переданные в отдел по организации деятельности главы Администрации города. Срок исполнения контрольных письменных поручений устанавливается главой Администрации города.

Устные поручения – поручения, данные на еженедельных оперативных и планерных совещаниях, ежемесячных аппаратных совещаниях и выездных (тематических) совещаниях под председательством главы Администрации города.

Срок исполнения поручений, данных на еженедельных оперативных и планерных совещаниях, ежемесячных аппаратных совещаниях и выездных (тематических) совещаниях, согласовывается с ответственными исполнителями поручений и утверждается главой Администрации города.

Поручения оформляются протоколом поручений, в котором указываются номер поручения, его содержание, сроки исполнения и ответственные за исполнение.

Копия протокола поручений направляется в тот же день заместителям главы Администрации города, руководителям структурных подразделений Администрации города, непосредственно подчиненным главе Администрации города.

7.16.2 Организация исполнения поручений, контроль хода исполнения и информирование главы Администрации города.

Для организации исполнения поручений ответственным исполнителем определяются меры и лица, непосредственно исполняющие данные поручения.

Если исполнение поручения предполагает этапы реализации, то ответственным исполнителем в течение 5 рабочих дней с даты подписания поручения разрабатывается и утверждается план исполнения.

План должен содержать перечень конкретных мероприятий, сроки их исполнения, промежуточные результаты, которые будут достигнуты (еженедельно – для документов со сроком исполнения до одного месяца; ежемесячно – для документов со сроком от месяца до полугода), с указанием должностных лиц в курируемых структурных подразделениях, на которых возлагается ответственность за реализацию мероприятий плана, подготовку необходимых материалов, а также проектов докладов (информаций) о ходе исполнения поручения.

Если по поручению требуется дополнительное решение главы Администрации города, ответственный исполнитель готовит на имя главы Администрации города предложение по его исполнению.

Если в процессе исполнения поручения выясняется объективная невозможность или нецелесообразность его исполнения, то ответственным исполнителем готовится аргументированный доклад главе Администрации города с указанием причин и предложением о снятии его с контроля.

Персональную ответственность за соблюдением сроков исполнения поручений и требований к оформлению документов, представляемых главе Администрации города, несут ответственные исполнители поручений.

Если поручение было дано нескольким должностным лицам, то ответ должен быть ими завизирован.

Еженедельно, по пятницам, заместителям главы Администрации города направляется подготовленная отделом по организации деятельности главы Администрации города информация о поручениях (письменных и устных), срок исполнения которых истекает на следующей неделе (с понедельника по воскресенье включительно).

Еженедельно, в пятницу до 15 часов, начальник отдела по организации деятельности главы Администрации города на основании данных, представленных исполнителями, докладывает главе Администрации города о случаях нарушения сроков исполнения и неисполнения поручений.

7.16.3 Снятие с контроля.

При выполнении поручения ответственным исполнителем не позднее чем за 2 рабочих дня до истечения срока контроля готовится письмо на имя главы Администрации города об исполнении поручения и снятии его с контроля.

Основанием для снятия поручения с контроля является соответствующая резолюция главы Администрации города в СЭДД «Дело».

Если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, исполнитель (не позднее чем за 2 рабочих дня до истечения срока исполнения) представляет главе Администрации города в СЭДД «Дело» предложения о продлении срока с указанием причин продления и информацией о ходе исполнения поручения.

При положительном решении главы Администрации города информация об изменении срока исполнения поручения вносится в СЭДД «Дело».

Информация об исполнении поручения и снятии его с контроля с резолюцией главы Администрации города хранится в отделе по организации деятельности главы Администрации города в деле согласно номенклатуре дел.

         7.17 Управляющий делами Администрации города совместно с начальниками отдела по организации деятельности главы Администрации и общего отдела Администрации города:

- анализируют доклады, отчеты (информации) о ходе исполнения контрольных документов и поручений, ведут учет поступления документов по срокам;

- запрашивают у должностных лиц Администрации города дополнительные материалы, необходимые для анализа хода выполнения контрольных документов;

- определяют необходимость проведения проверок исполнения документов; в случае нарушения хода выполнения организуют проведение совещаний с заслушиванием ответственных должностных лиц, вырабатывают комплекс мер, направленных на исполнение документов и поручений.

         7.18 Заместители главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, начальник отдела по организации деятельности главы Администрации города по результатам работы с контрольными документами вносят предложения главе Администрации города о поощрении исполнителей либо о применении в отношении последних мер дисциплинарной ответственности.

         7.19 Вопросы работы с контрольными документами рассматриваются на совещаниях у главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, «Часе контроля».