7 Организация контроля и проверки исполнения документов и поручений

7.1 Контролю и проверке исполнения подлежат все зарегистрированные документы, содержащие порученческие пункты, сроки исполнения, требующие принятия решения и (или) выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа.

В Администрации города контролю исполнения подлежат:

- указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы, Федерального Собрания Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральные законы;

- областные законы и решения Законодательного Собрания Ростовской области, указы и распоряжения Губернатора Ростовской области, постановления и распоряжения Правительства Ростовской области, протоколы советов, комиссий при Губернаторе Ростовской области;

- решения Волгодонской городской Думы, постановления председателя Волгодонской городской Думы - главы города Волгодонска, постановления и распоряжения Администрации города;

- запросы депутатов, обращения граждан;

- протоколы и решения совещательных и коллегиальных органов, созданных при Администрации города;

- поручения главы Администрации города;

- критические публикации в средствах массовой информации.

На контроль могут ставиться и другие документы по решению главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города.

7.2 Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют заместители главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, руководители структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляют сотрудники общего отдела Администрации города, структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города. Контроль осуществляется с использованием СЭДД «Дело».

7.3 Сроки исполнения контрольных документов указываются в текстах документов или резолюциях.

Сроки исполнения документов исчисляются в днях:

- внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;

- поступивших от других организаций, учреждений – с даты их поступления.

Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются, как правило, в течение месяца со дня регистрации документа в Администрации города.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

- по запросам депутатов Законодательного Собрания Ростовской области – в течение четырнадцати дней со дня их получения;

- по запросам депутатов Волгодонской городской Думы – в течение четырнадцати дней со дня их получения;

- с пометкой «Весьма срочно» - в течение трех рабочих дней, «Срочно» - в течение пяти рабочих дней;

- если в документе срок исполнения указан не датой, а временным периодом (год, квартал, месяц, декада), сроком исполнения документа является последний календарный день этого периода;

- при наличии в документах разных сроков исполнения по отдельным пунктам, сроком исполнения документа является наиболее поздний срок.

7.4 Если в резолюции указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение контрольного документа и, соответственно, организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым, которое обязано при подготовке ответа учесть мнение других исполнителей. Ответ должен быть ими завизирован. Могут быть приложены справки, служебные записки или другие документы с подписями других исполнителей.

Соисполнители представляют ответственному исполнителю необходимые материалы не позднее семи дней до истечения срока, отведенного на исполнение документа, за исключением ответа на протесты, требования, представления органов прокуратуры и предписания иных контролирующих и надзорных органов, судебные акты, по которым соисполнители представляют ответственному исполнителю необходимые материалы не позднее пяти рабочих дней до истечения срока, отведенного на исполнение документа (если не требуется сбор дополнительной информации).

В случае, если срок исполнения документа составляет четырнадцать дней и менее, ответственный исполнитель организует исполнение документа в оперативном порядке, при необходимости создает рабочие группы и проводит совещания.

7.5 Если в ходе исполнения документа, поставленного на контроль контрольным управлением Правительства Ростовской области, возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, ответственный исполнитель не позднее чем за семь рабочих дней до истечения срока направляет в контрольное управление Правительства Ростовской области доклад на имя Губернатора Ростовской области с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, и предложений о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения.

7.6 В случае выяснения в процессе исполнения документа невозможности соблюдения указанного срока или исполнения документа в целом, ответственный исполнитель готовит аргументированную промежуточную информацию, которая направляется адресату.

Срок исполнения документа может быть изменен только по резолюции поставившего его на контроль сотрудником общего отдела Администрации города в СЭДД «Дело».

7.7 При особых обстоятельствах, приведших к нарушению срока исполнения документа лицом, ответственным за исполнение контроля, представляется объяснительная записка, с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, виновных лиц, после чего может быть установлен новый срок исполнения документа.

7.8 Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

7.9 Ответ на контрольный документ направляется ответственным исполнителем не позднее чем за два рабочих дня до истечения срока контроля.

Рассмотрение контрольных документов не может считаться законченным на основании документа, в котором сообщается о предполагаемых мерах по решению поставленных вопросов. В этом случае документ ставится на «дополнительный контроль» до полного осуществления намеченных мер. Снятие документов с «дополнительного контроля» осуществляется сотрудником общего отдела Администрации города в СЭДД «Дело» по резолюции поставившего его на контроль.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов адресату.

Снятие документов с контроля производится после их полного исполнения на основании принятого правового акта, исходящего письма, резолюции поставившего документ на контроль.

7.10 Снятие с контроля служебных писем Правительства Ростовской области, министерств Ростовской области производится на основании исходящего письма, подписанного главой Администрации города, заместителем главы Администрации города, управляющим делами Администрации города (автором резолюции) и завизированного исполнителем. При этом исполнителем заполняется отчет в СЭДД «Дело».

7.11 Организация контроля исполнения указов и распоряжений Губернатора Ростовской области, постановлений и распоряжений Правительства Ростовской области (далее – контрольные документы):

7.11.1 Контроль за своевременным и полным исполнением контрольных документов осуществляют заместители главы Администрации города, управляющий делами Администрации города.

7.11.2 Контрольные документы являются контрольными, если в тексте содержится прямое указание (рекомендация) главе муниципального образования исполнить какие-либо пункты и прописаны сроки исполнения. В остальных случаях решение о постановке документов указанной группы на контроль принимает управляющий делами Администрации города.

7.11.3 Снятие с контроля поручений по выполнению контрольных документов производится на основании исходящего письма, подписанного главой Администрации города, заместителем главы Администрации города, управляющим делами Администрации города (автором резолюции) и завизированного исполнителем. При этом исполнителем заполняется отчет в СЭДД «Дело».

7.12 Организация контроля исполнения правовых актов:

7.12.1 Правовые акты являются контрольными, если в тексте прописаны сроки их исполнения. Такие правовые акты ставятся на контроль сотрудником общего отдела Администрации города в СЭДД «Дело».

7.12.2 При выполнении поручения контрольного правового акта ответственным исполнителем не позднее двух рабочих дней до истечения срока контроля готовится информация на имя главы Администрации города о выполнении поручения контрольного правового акта и снятии его с контроля в СЭДД «Дело». Информация должна быть конкретной и полной.

7.12.3 Основанием для снятия с контроля правового акта является резолюция главы Администрации города в СЭДД «Дело».

7.12.4 Если в процессе реализации правового акта выясняется невозможность соблюдения указанного срока или исполнения правового акта в целом, то ответственным исполнителем не позднее трех рабочих дней до истечения срока контроля в СЭДД «Дело» на имя главы Администрации города готовится аргументированная информация о продлении срока исполнения правового акта с указанием причин невозможности его исполнения.

7.12.5 Основанием для продления срока контроля исполнения правового акта является резолюция главы Администрации города или управляющего делами Администрации города в СЭДД «Дело».

7.13 Сотрудники общего отдела Администрации города два раза в месяц (1 и 15 числа) направляют исполнителям напоминания о сроках исполнения документов за пятнадцать дней до истечения срока исполнения документов.

7.14 Общий отдел Администрации города направляет информацию об исполнительской дисциплине по контролируемым документам:

- до 10 числа каждого месяца (нарастающим итогом с 1 января текущего года) - главе Администрации города, управляющему делами Администрации города;

- ежемесячно до 20 числа о неисполненных документах - управляющему делами Администрации города, отделу муниципальной службы и кадров Администрации города.

Информация, указанная в настоящем пункте, представляется по требованию главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города за любой период времени.

7.15 Общий отдел Администрации города проводит проверки исполнения контрольных документов по существу вопроса, качеству ответов, срокам рассмотрения.

7.16 Контроль и проверка исполнения поручений главы Администрации города.

Контроль и проверка исполнения поручений главы Администрации города осуществляются отделом по организации деятельности главы Администрации города и включают в себя 3 этапа:

- подготовка проекта протокола поручений главы Администрации города и передача его на исполнение;

- организация исполнения поручений главы Администрации города, контроль хода исполнения и информирование главы Администрации города;

- снятие с контроля поручений главы Администрации города.

Контроль исполнения поручений главы Администрации города осуществляется с использованием СЭДД «Дело».

7.16.1 Порядок подготовки проекта протокола поручений главы Администрации города и передача его на исполнение.

Проекты протоколов поручений главы Администрации города формируются на основе письменных, а также устных поручений, данных на ежедневных оперативных совещаниях, еженедельных планерных совещаниях, ежемесячных аппаратных совещаниях и выездных (тематических) совещаниях под председательством главы Администрации города (далее - оперативные совещания, планерные совещания, аппаратные совещания и выездные (тематические) совещания).

Письменные поручения главы Администрации города – копии документов с резолюцией главы Администрации города о постановке и организации контроля, переданные в отдел по организации деятельности главы Администрации города. Срок исполнения контрольных письменных поручений главы Администрации города устанавливается главой Администрации города.

Устные поручения главы Администрации города – поручения главы Администрации города, данные на оперативных совещаниях, планерных совещаниях, аппаратных совещаниях и выездных (тематических) совещаниях.

Сроки исполнения поручений главы Администрации города, данных на оперативных совещаниях, планерных совещаниях, аппаратных совещаниях и выездных (тематических) совещаниях, согласовываются с ответственными исполнителями поручений главы Администрации города и утверждаются главой Администрации города.

Поручения главы Администрации города оформляются протоколом поручений главы Администрации города, в котором указываются номер поручения, его содержание, сроки исполнения и ответственные за исполнение.

Копия протокола поручений главы Администрации города направляется в тот же день заместителям главы Администрации города, управляющему делами Администрации города, руководителям структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города, непосредственно подчиненным главе Администрации города.

7.16.2 Организация исполнения поручений главы Администрации города, контроль хода их исполнения и информирование главы Администрации города.

Для организации исполнения поручений главы Администрации города ответственным исполнителем определяются меры и лица, непосредственно исполняющие данные поручения.

Если исполнение поручения главы Администрации города предполагает этапы реализации, то ответственным исполнителем в течение пяти рабочих дней с даты подписания поручения разрабатывается и утверждается план исполнения.

План исполнения поручения главы Администрации города должен содержать перечень конкретных мероприятий, сроки их исполнения, промежуточные результаты, которые будут достигнуты (еженедельно – для поручений главы Администрации города со сроком исполнения до одного месяца; ежемесячно – для поручений главы Администрации города со сроком исполнения от одного месяца до полугода), с указанием должностных лиц в курируемых структурных подразделениях Администрации города и органах Администрации города, на которых возлагается ответственность за реализацию мероприятий плана, подготовку необходимых материалов, а также проектов докладов (информаций) о ходе исполнения поручения главы Администрации города.

Если по поручению главы Администрации города требуется дополнительное решение главы Администрации города, ответственный исполнитель готовит на имя главы Администрации города предложение по его исполнению.

Если в процессе исполнения поручения главы Администрации города выясняется объективная невозможность или нецелесообразность его исполнения, то ответственным исполнителем готовится аргументированный доклад главе Администрации города с указанием причин и предложением о снятии его с контроля.

Персональную ответственность за соблюдение сроков исполнения поручений главы Администрации города и требований к оформлению документов, представляемых главе Администрации города, несут ответственные исполнители поручений главы Администрации города.

Если поручение главы Администрации города дано нескольким должностным лицам, то ответ должен быть ими завизирован.

Еженедельно, по пятницам, заместителям главы Администрации города, управляющему делами Администрации города, руководителям структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города, непосредственно подчиненным главе Администрации города, направляется подготовленная отделом по организации деятельности главы Администрации города информация о поручениях главы Администрации города (письменных и устных), срок исполнения которых истекает на следующей неделе (с понедельника по воскресенье включительно).

Еженедельно, в пятницу до 15.00 часов, начальник отдела по организации деятельности главы Администрации города на основании данных, представленных исполнителями, докладывает главе Администрации города о случаях нарушения сроков исполнения и неисполнения поручений главы Администрации города.

7.16.3 Снятие с контроля поручений главы Администрации города.

При выполнении поручения главы Администрации города ответственным исполнителем не позднее чем за два рабочих дня до истечения срока контроля готовится письмо на имя главы Администрации города об исполнении поручения и снятии его с контроля.

Если по объективным причинам исполнение поручения главы Администрации города в установленный срок невозможно, исполнитель (не позднее чем за два рабочих дня до истечения срока исполнения) представляет главе Администрации города в СЭДД «Дело» предложения о продлении срока с указанием причин продления и информацией о ходе исполнения поручения.

Основанием для снятия поручения главы Администрации города с контроля или продления срока контроля является соответствующая резолюция главы Администрации города, вносимая сотрудником отдела по организации деятельности главы Администрации города в СЭДД «Дело».

7.17 Управляющий делами Администрации города совместно с начальниками отдела по организации деятельности главы Администрации города и общего отдела Администрации города:

- анализируют доклады, отчеты (информации) о ходе исполнения контрольных документов и поручений главы Администрации города, ведут учет поступления документов по срокам;

- запрашивают у ответственных исполнителей дополнительные материалы, необходимые для анализа хода исполнения контрольных документов и поручений главы Администрации города;

- определяют необходимость проведения проверок исполнения контрольных документов и поручений главы Администрации города; в случае нарушения хода исполнения организуют проведение совещаний с заслушиванием ответственных исполнителей, вырабатывают комплекс мер, направленных на исполнение документов и поручений главы Администрации города.

7.18 Заместители главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, начальник отдела по организации деятельности главы Администрации города по результатам работы с контрольными документами и поручениями главы Администрации города вносят предложения главе Администрации города о поощрении ответственных исполнителей либо о применении в отношении них мер дисциплинарной ответственности.

7.19 Вопросы работы с контрольными документами и поручениями главы Администрации города рассматриваются на совещаниях у главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, руководителей структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города, непосредственно подчиненных главе Администрации города, «Часе руководителя».