10. Порядок подготовки и проведения совещаний в Администрации города

10.1 Совещания по различным направлениям деятельности проводятся главой Администрации города, первым заместителем главы Администрации города, заместителями главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, руководителями структурных подразделений и органов Администрации города и предусматриваются в плане основных мероприятий, проводимых на территории муниципального образования «Город Волгодонск», на месяц, неделю.

10.2 Должностное лицо, принявшее решение о проведении совещания, утверждает порядок проведения совещания. Ответственность за подготовку совещания и контроль за исполнением принятых на совещании решений возлагается на первого заместителя главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, руководителей структурных подразделений и органов Администрации города Волгодонска.

10.3 Подготовка материалов к совещанию (доклад, информация, справки и т.п.), порядок его ведения, приглашение и регистрация участников совещания согласно списку, дежурство, составление протокола и доведение его до исполнителей организуются силами сотрудников структурных подразделений и органов Администрации города Волгодонска по указанию должностного лица, принявшего решение о проведении совещания.

10.4 Совещания, на которых рассматриваются вопросы, содержащие государственную тайну, проводятся по планам, согласованным с сектором по мобилизационной работе Администрации города.

10.5 В целях эффективного исполнения полномочий Администрации города для обеспечения единой стратегии социально-экономического развития города и координации деятельности структурных подразделений и органов Администрации города Волгодонска, главой Администрации города проводятся оперативные, планерные, аппаратные и выездные (тематические) совещания.

В случае отсутствия главы Администрации города совещания проводятся исполняющим обязанности главы Администрации города.

Отдел по организации деятельности главы Администрации города осуществляет подготовку проведения оперативных, планерных и аппаратных совещаний:

- согласовывает с главой Администрации города проект повестки дня предстоящего совещания;

- корректирует список участников совещания в соответствии с вопросами, рассматриваемыми на совещании;

- информирует участников совещания о тематике вопросов (осуществляет рассылку повестки дня совещания по СЭДД «Дело»);

- формирует материалы совещания (повестка дня совещания, порядок проведения, тексты докладов и т.д.) и представляет главе Администрации города еженедельно по пятницам до 16.00 часов.

Информация по вопросам повестки дня совещания и презентационные материалы (при наличии) докладчиками представляются в отдел по организации деятельности главы Администрации города в пятницу недели, предшествующей проведению совещания, до 11.00 часов.

В случае, если в рамках планерного или аппаратного совещания предполагается процедура награждения (или поздравления), инициаторы данного процесса должны уведомить об этом начальника отдела по организации деятельности главы Администрации городаза 3 рабочих дня и представить в пятницу недели, предшествующей проведению совещания, до 11.00 часов краткую информацию о награждении и список приглашенных.

Материалы по вопросам повестки дня планерных и аппаратных совещаний, а также информацию о награждаемых отдел по организации деятельности главы Администрации города направляет в электронном формате в пресс-службу Администрации города за 2 часа до проведения совещания.

Материально-техническое обеспечение проведения оперативных, планерных и аппаратных совещаний возлагается на службу эксплуатации зданий Администрации города.

10.5.1 Оперативные совещания:

Оперативные совещания проводятся еженедельно, как правило, по понедельникам в 9.00 часов в зале пресс-конференций Администрации города.

В работе оперативных совещаний принимают участие председатель Волгодонской городской думы – глава города, первый заместитель главы Администрации города, заместители главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, председатель КУИ города Волгодонска, начальник Финансового управления города Волгодонска, начальник отдела по организации деятельности главы Администрации города, начальник правового управления и руководитель пресс-службы Администрации города. В оперативных совещаниях могут принимать участие другие руководители структурных подразделений и органов Администрации города Волгодонска по приглашению.

На оперативных совещаниях рассматриваются вопросы, требующие принятия управленческих решений для эффективной организации работы первого заместителя главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города и иных должностных лиц по переданным им полномочиям.

Отдел по организации деятельности главы Администрации города по итогам оперативного совещания формирует протокол поручений главы Администрации города и доводит с использованием СЭДД «Дело» до сведения исполнителей через курирующих первого заместителя главы Администрации города и заместителей главы Администрации города.

Оперативные совещания носят рабочий характер и проводятся без участия представителей общественности и СМИ.

10.5.2 Планерные совещания:

Планерные совещания проводятся еженедельно, как правило, по понедельникам (кроме первого понедельника месяца) в зале заседаний Администрации города в 11.00 часов.

В работе планерных совещаний принимают участие первый заместитель главы Администрации города, заместители главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, представитель от Волгодонской городской Думы, руководители структурных подразделений, органов Администрации города Волгодонска, а также руководители МКУ и МУП города по приглашению.

На планерных совещаниях рассматриваются вопросы планирования деятельности структурных подразделений и органов Администрации города Волгодонска, исполнения Регламента Администрации города, соблюдения Правил внутреннего трудового распорядка Администрации города муниципальными служащими, кадровой политики, исполнительской дисциплины.

Ответственность за проведение планерного совещания (рассадку участников в зале заседаний Администрации города, презентационное и протокольное сопровождение), подготовку протокола поручений возлагается на отдел по организации деятельности главы Администрации города.

Поручения главы Администрации города доводятся до сведения исполнителей через курирующих первого заместителя главы Администрации города, заместителей главы Администрации города с использованием СЭДД «Дело».

Планерные совещания носят рабочий характер и проводятся без участия представителей общественности и СМИ.

10.5.3 Аппаратные совещания:

Аппаратные совещания проводятся один раз в месяц, как правило, в первый понедельник месяца в зале заседаний Администрации города в 14.00 часов.

В работе аппаратных совещаний принимают участие первый заместитель главы Администрации города, заместители главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, представитель от Волгодонской городской Думы, руководители федеральных и иных структур, руководители структурных подразделений, органов Администрации города Волгодонска, руководители МУП, МКУ, а также представители общественности и СМИ по приглашению.

На аппаратных совещаниях рассматриваются итоги работы по исполнению полномочий Администрации города, МУП, МКУ города, федеральных и иных структур за отчетный период (месяц, квартал, полугодие и т.д.).

Ответственность за проведение аппаратного совещания (рассадку участников в зале заседаний Администрации города, презентационное и протокольное сопровождение), подготовку протокола поручений возлагается на отдел по организации деятельности главы Администрации города.

Поручения главы Администрации города доводятся до сведения исполнителей через курирующих первого заместителя главы Администрации города,  заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города с использованием СЭДД «Дело».

Приглашение городских СМИ на аппаратные совещания, а также размещение информации на официальном сайте Администрации города осуществляется пресс-службой Администрации города.

10.5.4 Выездные (тематические) совещания:

Выездные (тематические) совещания проводятся по инициативе главы Администрации города для рассмотрения профильных вопросов или оперативного решения проблем, возникших в той или иной сфере.

Организацию и подготовку выездных (тематических) совещаний в зависимости от рассматриваемых вопросов осуществляют первый заместитель главы Администрации города, заместители главы Администрации города по курируемым направлениям, управляющий делами Администрации города или руководители органов (структурных подразделений) Администрации города Волгодонска.

Состав участников выездных (тематических) совещаний определяет глава Администрации города. При необходимости ответственные за проведение совещаний представляют главе Администрации города материалы по теме и осуществляют протокольное сопровождение совещаний.

Контроль за исполнением порученческих пунктов протоколов выездных (тематических) совещаний возлагается на первого заместителя главы Администрации города, заместителей главы Администрации города в рамках курируемых направлений, отдел по организации деятельности главы Администрации города.