11. Порядок подготовки и проведения тематических городских массовых мероприятий, проводимых в городе Волгодонске

11.1 Тематические городские массовые мероприятия организуются и проводятся в соответствии с утвержденным планом основных мероприятий Администрации города, на основании официальных документов, поступивших на имя главы Администрации города, первого заместителя главы Администрации города,  заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, руководителей структурных подразделений и органов Администрации города Волгодонска.

В зависимости от уровня тематического городского мероприятия для его подготовки  могут быть созданы  организационный комитет или рабочая группа.

11.2 Мероприятие, предусматривающее награждение граждан и коллективов за заслуги перед городским сообществом, за деятельность, направленную на благо города Волгодонска в различных сферах его жизнедеятельности, должно быть заявлено не позднее 30 дней до дня его проведения.

11.3 Ответственность за организацию и проведение мероприятия возлагается на исполнителя мероприятия.

11.4 Ответственному исполнителю при подготовке к мероприятию необходимо:

- определить место проведения мероприятия, сделать заявку на предоставление помещения;

- подготовить порядок проведения (сценарный ход) с учетом заявленного мероприятия, сложившейся практики или предложить новую форму;

- написать тезисы вступительного слова (выступления) для председательствующего (выступающего) на мероприятии;

- сформировать полный пакет документов (сценарный ход, тезисы вступительного слова) и направить его первому заместителю главы Администрации города, заместителю главы Администрации города, управляющему делами.

11.5 Сформированный пакет документов рассматривается первым заместителем главы Администрации города, заместителем главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, курирующим работу соответствующих структурных подразделений и органов Администрации города Волгодонска в течение 2 дней.

11.6 Материалы по мероприятию с участием главы Администрации города представляются на бумажном носителе (с визой курирующего первого заместителя главы Администрации города, заместителя главы Администрации города) и в электронном формате в отдел по организации деятельности главы Администрации города за 3 рабочих дня до проведения мероприятия.

В случае размещения материалов в СЭДД «Дело», прикрепляемые  файлы  должны быть подписаны  электронной подписью или отсканированы.

Материалы должны содержать:

  - информацию о проводимом мероприятии;

- краткую справку об организации (предприятии, учреждении) и его руководителе;

- порядок проведения мероприятия (или сценарий);

- список участников мероприятия, включая главу Администрации города (с полным указанием Ф.И.О. в алфавитном порядке и занимаемой должности);

- список награждаемых лиц (при наличии, с полным указанием Ф.И.О. в алфавитном порядке и занимаемой должности, квота по награждению главой Администрации города не более 10 человек);

- проект выступления (тезисы) (выступление готовится пресс-службой Администрации города или самостоятельно  ответственным исполнителем);

- другие документы (при необходимости).

Материалы представляются объемом  не более 1-2 страниц печатного листа.

В случае проведения незапланированного мероприятия материалы направляются не позднее 15.00 часов дня, предшествующего проведению мероприятия.

11.7 Контроль за организацией и проведением мероприятия осуществляет первый заместитель главы Администрации города, заместитель главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, курирующий работу соответствующих структурных подразделений и органов Администрации города Волгодонска.