11. Порядок подготовки и проведения тематических городских массовых мероприятий, проводимых в городе Волгодонске

11.1 Тематические городские массовые мероприятия организуются и проводятся в соответствии с утвержденным планом основных мероприятий Администрации города, на основании официальных документов, поступивших на имя главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, руководителей структурных подразделений и органов Администрации города Волгодонска.

В зависимости от уровня тематического городского мероприятия для его подготовки  могут быть созданы  организационный комитет или рабочая группа.

11.2 Мероприятие, предусматривающее награждение граждан и коллективов за заслуги перед городским сообществом, за деятельность, направленную на благо города Волгодонска в различных сферах его жизнедеятельности, должно быть заявлено не позднее 30 дней до дня его проведения.

11.3 Ответственность за организацию и проведение мероприятия возлагается на исполнителя мероприятия.

11.4 Ответственному исполнителю при подготовке к мероприятию необходимо:

- определить место проведения мероприятия, сделать заявку на предоставление помещения;

- подготовить порядок проведения (сценарный ход) с учетом заявленного мероприятия, сложившейся практики или предложить новую форму;

- написать тезисы вступительного слова (выступления) для председательствующего (выступающего) на мероприятии;

- сформировать полный пакет документов (сценарный ход, тезисы вступительного слова) и направить его заместителю главы Администрации города, управляющему делами.

11.5 Сформированный пакет документов рассматривается заместителем главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, курирующим работу соответствующих структурных подразделений и органов Администрации города Волгодонска в течение 2 дней.

11.6 Материалы по мероприятию с участием главы Администрации города представляются на бумажном носителе (с визой курирующего заместителя главы Администрации города) и в электронном формате в отдел по организации деятельности главы Администрации города за 3 рабочих дня до проведения мероприятия.

В случае размещения материалов в СЭДД «Дело», прикрепляемые  файлы  должны быть подписаны  электронной подписью или отсканированы.

Материалы должны содержать:

  - информацию о проводимом мероприятии;

- краткую справку об организации (предприятии, учреждении) и его руководителе;

- порядок проведения мероприятия (или сценарий);

- список участников мероприятия, включая главу Администрации города (с полным указанием Ф.И.О. в алфавитном порядке и занимаемой должности);

- список награждаемых лиц (при наличии, с полным указанием Ф.И.О. в алфавитном порядке и занимаемой должности, квота по награждению главой Администрации города не более 10 человек);

- проект выступления (тезисы) (выступление готовится пресс-службой Администрации города или самостоятельно  ответственным исполнителем);

- другие документы (при необходимости).

Материалы представляются объемом  не более 1-2 страниц печатного листа.

В случае проведения незапланированного мероприятия материалы направляются не позднее 15.00 часов дня, предшествующего проведению мероприятия.

11.7 Контроль за организацией и проведением мероприятия осуществляет заместитель главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, курирующий работу соответствующих структурных подразделений и органов Администрации города Волгодонска.