19. Основные правила организации документооборота и организация работы со служебными документами

 

19.1 Поступающие в Администрацию города правовые акты, другие документы органов государственной власти и местного самоуправления, обращения юридических и физических лиц, иные документы подлежат рассмотрению в порядке, установленном действующим законодательством.

Результаты рассмотрения в Администрации города правовых актов и документов органов государственной власти и местного самоуправления, обращений юридических, физических лиц, иных документов оформляются правовыми актами Администрации города Волгодонска, протоколами совещаний у главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, резолюциями главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, или подписанными ими другими документами.

 Контроль исполнения поручений, содержащихся в правовых актах органов государственной власти, Волгодонской городской Думы, Администрации города, протоколах заседаний и совещаний, проводимых главой Администрации города, заместителями главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, организуется в установленном порядке структурными подразделениями Администрации города в соответствии с их компетенцией.

19.2 Поступившие на рассмотрение в Администрацию города документы, а также принятые по ним решения до их подписания и обнародования в установленном законодательством порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

         19.3 Правила организации работы с документами в Администрации города на основании актов законодательства Российской Федерации и Ростовской области определяются настоящим Регламентом и Инструкцией по делопроизводству, утверждаемой распоряжением Администрации  города Волгодонска.

         19.4 Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в Администрации города возлагается на общий отдел Администрации города.

         Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях и органах Администрации города Волгодонска возлагается на их руководителей.

         19.5 Непосредственная работа по документационному обеспечению в структурных подразделениях и органах Администрации города Волгодонска осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство, или лицами их замещающими, функции которых устанавливаются Инструкцией по делопроизводству и должностными инструкциями специалистов.

         19.6 Правовые акты Администрации города Волгодонска, а также исходящие документы Администрации города оформляются на бланках установленной формы, содержащих его наименование, соответствующее наименованию, указанному в Уставе муниципального образования «Город Волгодонск».

         19.7 С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).

         Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

         Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники структурных подразделений Администрации города обязаны передавать находящиеся у них на исполнении документы другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

         При увольнении или переходе на работу в другое структурное  подразделение работник должен сдать все числящиеся за ним в общем отделе Администрации города документы.

         В случае утраты документа об этом немедленно докладывается руководителю структурного подразделения.

         19.8 Документы, поступившие в Администрацию города на имя главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, принимаются, учитываются и регистрируются общим отделом Администрации города в СЭДД «Дело».

Документы, поступающие на бумажных носителях, регистрируются в системе «Дело», сканируются и направляются по системе «Дело» на рассмотрение. На документах, поступивших до 15.00 час. текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 15.00 час. – регистрационный номер с датой следующего рабочего дня. Срочные документы регистрируются и направляются на рассмотрение в течение одного часа.

        19.9 Документы, адресованные структурным подразделениям и органам Администрации города Волгодонска, не регистрируются в общем отделе Администрации города и передаются по назначению.

         19.10 Корреспонденция с грифом «Лично» не вскрывается, на таком пакете ставится штамп общего отдела Администрации города, проставляется дата поступления, и он передается адресату.

         19.11 В документы, поступившие в Администрацию города и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.

         19.12 Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.

         Работа с документами с грифом «Для служебного пользования» определяется Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города.

         Содержание секретных и служебных документов не подлежит разглашению.

19.13 Общий отдел Администрации города после предварительного ознакомления с каждым документом сортирует их по адресатам, определяет документы, подлежащие регистрации.

Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке СЭДД «Дело».

Работа с документами в СЭДД «Дело» осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

19.14 Запрос информации о деятельности Администрации города, составленный в письменной форме, подлежит регистрации общим отделом Администрации города в течение трех дней со дня его поступления в Администрацию города.

Запрос подлежит рассмотрению в 30-ти дневный срок со дня его регистрации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

В случае если представление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение 7 дней со дня регистрации запроса пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока представления запрашиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» срока для ответа на запрос.

  Если запрос не относится к деятельности Администрации города, то в течение 7 дней со дня регистрации запроса общим отделом Администрации города он направляется в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено представление запрашиваемой информации. О переадресации запроса в этот же срок сообщается направившему запрос пользователю информацией.

В случае если Администрация города не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе, органе местного самоуправления, об этом также в течение 7 дней со дня регистрации запроса сообщается направившему запрос пользователю информацией.

Ответ на запрос подлежит регистрации общим отделом Администрации города.