19 Основные правила организации документооборота и организация работы со служебными документами

19.1 Поступающие в Администрацию города правовые акты, другие документы органов государственной власти и местного самоуправления, обращения юридических и физических лиц, иные документы подлежат рассмотрению в порядке, установленном действующим законодательством.

Результаты рассмотрения в Администрации города правовых актов и документов органов государственной власти и местного самоуправления, обращений юридических и физических лиц, иных документов оформляются правовыми актами, протоколами совещаний, проводимых главой Администрации города, заместителями главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, резолюциями главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, или подписанными ими другими документами.

Контроль исполнения поручений, содержащихся в правовых актах и документах органов государственной власти и местного самоуправления, протоколах совещаний, проводимых главой Администрации города, заместителями главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, и иных документах организуется в установленном порядке структурными подразделениями Администрации города и органами Администрации города в соответствии с их компетенцией.

19.2 Поступившие на рассмотрение в Администрацию города документы, а также принятые по ним решения до их подписания и обнародования в установленном законодательством порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

19.3 Правила организации работы с документами в Администрации города на основании актов законодательства Российской Федерации и Ростовской области определяются настоящим Регламентом и Инструкцией по делопроизводству в Администрации города, утверждаемой распоряжением Администрации города.

19.4 Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в Администрации города возлагается на общий отдел Администрации города.

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации города и органах Администрации города возлагается на их руководителей.

19.5 Непосредственная работа по документационному обеспечению в структурных подразделениях Администрации города и органах Администрации города осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство, или лицами их замещающими, функции которых устанавливаются Инструкцией по делопроизводству в Администрации города и должностными инструкциями сотрудников.

19.6 Правовые акты, а также исходящие документы Администрации города оформляются на бланках установленной формы, содержащих его наименование, соответствующее наименованию, указанному в Уставе муниципального образования «Город Волгодонск».

19.7 С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).

Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

В случае утраты документа работником структурного подразделения Администрации города или органа Администрации города об этом немедленно докладывается руководителю данного структурного подразделения Администрации города или органа Администрации города.

Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работник структурного подразделения Администрации города или органа Администрации города обязан передать находящиеся у него на исполнении документы другому работнику данного структурного подразделения Администрации города или органа Администрации города по указанию руководителя этого структурного подразделения Администрации города или органа Администрации города.

При увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение Администрации города работник должен сдать все числящиеся за ним в общем отделе Администрации города документы.

19.8 Документы, поступившие в Администрацию города на имя главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, в том числе принимаются, учитываются и регистрируются общим отделом Администрации города в СЭДД «Дело».

При взаимодействии с Волгодонской городской Думой работа с документами осуществляется с использованием СЭДД «Дело».

Документы, поступающие на бумажных носителях, регистрируются в СЭДД «Дело» после сканирования и создания электронных образов документов и направляются на рассмотрение по СЭДД «Дело». Включение электронного образа документа в СЭДД «Дело» возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронного образа документа его подлиннику). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется должностным лицом с помощью электронной подписи (при наличии) должностного лица, выполняющего данную процедуру. Порядок формирования, проверки и условия равнозначности электронной подписи собственноручной подписи в СЭДД «Дело», утвержден распоряжением Администрации города.

На документах, поступивших до 15.00 часов текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 15.00 часов – регистрационный номер с датой следующего рабочего дня. Срочные документы регистрируются и направляются на рассмотрение в течение одного часа.

19.9 Документы, адресованные структурным подразделениям Администрации города и органам Администрации города, не регистрируются в общем отделе Администрации города и передаются по назначению.

19.10 Корреспонденция с грифом «Лично» не вскрывается, на таком пакете ставится штамп общего отдела Администрации города, проставляется дата поступления, и он передается адресату.

19.11 В документы, поступившие в Администрацию города и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.

19.12 Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.

Работа с документами с грифом «Для служебного пользования» определяется Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города, утвержденной постановлением Администрации города.

Содержание секретных и служебных документов не подлежит разглашению.

19.13 Общий отдел Администрации города после предварительного ознакомления с каждым документом сортирует их по адресатам, определяет документы, подлежащие регистрации.

Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке документа в СЭДД «Дело».

Работа с документами в СЭДД «Дело» осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города.

19.14 Запрос информации о деятельности Администрации города, составленный в письменной форме, подлежит регистрации общим отделом Администрации города в течение трех дней со дня его поступления в Администрацию города.

Запрос подлежит рассмотрению в течение тридцати дней со дня его регистрации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

В случае если представление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение семи дней со дня регистрации запроса пользователь уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока представления запрашиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» срока для ответа на запрос.

Если запрос не относится к деятельности Администрации города, то в течение семи дней со дня регистрации запроса общим отделом Администрации города он направляется в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено представление запрашиваемой информации. О переадресации запроса в этот же срок сообщается направившему запрос пользователю.

В случае если Администрация города не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе, органе местного самоуправления, об этом также в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается направившему запрос пользователю.

Ответ на запрос подлежит регистрации общим отделом Администрации города.