Утверждено постановлением Администрации города Волгодонска от 10.07.2012 № 1920
“О создании коллегии Администрации города Волгодонска”
(в редакции постановлений Администрации города Волгодонска от 06.06.2013 № 2034, от 31.03.2015 № 50, от 25.06.2015 № 1044, от 05.03.2022 №589)
1 Общие положения
1.1 Коллегия Администрации города Волгодонска (далее – Коллегия) является постоянно действующим совещательным органом Администрации города Волгодонска, образованным для решения наиболее важных вопросов, отнесенных к полномочиям Администрации города Волгодонска.
1.2 Глава Администрации города Волгодонска возглавляет Коллегию и определяет основные направления деятельности Коллегии.
1.3 Коллегия в своей деятельности руководствуется:
- Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами;
- федеральными законами и законами Российской Федерации;
- нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
- Уставом Ростовской области;
- областными законами Ростовской области и постановлениями Законодательного Собрания Ростовской области;
- нормативными правовыми актами Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области;
- Уставом муниципального образования «Город Волгодонск»;
- решениями Волгодонской городской Думы;
- постановлениями и распоряжениями Администрации города Волгодонска;
- настоящим положением.
1.4 Глава Администрации города Волгодонска является председателем Коллегии, в его отсутствие на заседании Коллегии председательствует и.о. главы Администрации города Волгодонска.
1.5 В состав Коллегии входят:
- глава Администрации города Волгодонска;
- заместители главы Администрации города Волгодонска;
- управляющий делами Администрации города Волгодонска;
- главный Архитектор города Волгодонска;
- председатель Комитета по управлению имуществом города Волгодонска;
- начальник Финансового управления города Волгодонска;
- начальник правового управления Администрации города Волгодонска;
- секретарь Коллегии (уполномоченный специалист отдела по организации деятельности главы Администрации города Волгодонска).
1.6 На заседаниях Коллегии могут присутствовать депутаты Волгодонской городской Думы, руководители территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, иные лица, имеющие непосредственное отношение к вопросам, рассматриваемым на заседаниях Коллегии, в соответствии со списком присутствующих.
1.7 На заседаниях Коллегии в обязательном порядке присутствуют начальник отдела по организации деятельности главы Администрации города Волгодонска, начальник правового управления Администрации города Волгодонска, руководитель пресс-службы Администрации города Волгодонска и приглашенные руководители структурных подразделений и органов Администрации города Волгодонска.
1.8 В случае невозможности присутствия на заседании Коллегии члены Коллегии и приглашенные, указанные в п.1.7 настоящего положения, обязаны уведомить секретаря Коллегии о причине отсутствия с указанием должностного лица, которому поручено участвовать в заседании и отвечать на поставленные вопросы.
1.9 В целях обеспечения доступа граждан к информации о деятельности Администрации города Волгодонска граждане (физические лица), в том числе представители организаций (юридических лиц), общественных объединений, вправе присутствовать на заседаниях Коллегии, за исключением закрытых заседаний или закрытого обсуждения отдельных вопросов.
Для присутствия на заседании Коллегии гражданин, не менее чем за четырнадцать дней до дня заседания Коллегии, подает заявку секретарю Коллегии.
2 Утратил силу
3 Порядок деятельности Коллегии
3.1 Основной организационной формой работы Коллегии являются заседания, которые проводятся на регулярной основе 1 раз в квартал по вопросам социально-экономического развития города Волгодонска с участием делового сообщества (расширенное заседание) и 1 раз в месяц по вопросам, выносимым на заседания Волгодонской городской Думы (узкое заседание).
3.2 Руководители структурных подразделений, органов Администрации города Волгодонска, а также руководители субъектов среднего и малого предпринимательства, предприятий, учреждений и организаций, специалисты, эксперты участвуют в заседаниях Коллегии по приглашению.
3.3 Заседание Коллегии считается правомочным, если на нем присутствуют не менее половины состава Коллегии. Решения Коллегии принимаются большинством голосов от состава Коллегии, присутствующих на заседании. Председатель Коллегии голосует последним.
3.4 По рассмотренным на заседании Коллегии вопросам принимаются решения Коллегии, которые носят рекомендательный характер.
3.5 По предложению председателя Коллегии или члена Коллегии, ответственного за подготовку вопроса, вносимого на рассмотрение Коллегии, может быть принято решение о проведении закрытого заседания или закрытого обсуждения отдельных вопросов.
При рассмотрении Коллегией вопросов, содержащих сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, подготовка материалов, допуск к заседаниям, оформление принимаемых решений осуществляются с соблюдением установленных правил работы с секретными документами и режима секретности.
3.6 Организационно-техническое и информационное обеспечение деятельности Коллегии осуществляет секретарь Коллегии.
3.7 При проведении расширенного заседания Коллегии с участием делового сообщества города Волгодонска:
3.7.1 Ответственность за приглашение членов Коллегии, руководителей структурных подразделений Администрации города Волгодонска, организацию заседания Коллегии возлагается на отдел по организации деятельности главы Администрации города Волгодонска.
Ответственность за оповещение и явку приглашенных лиц возлагается на заместителей главы Администрации города Волгодонска по курируемым направлениям, управляющего делами Администрации города Волгодонска.
3.7.2 Регистрация лиц, приглашенных на заседание Коллегии, возлагается на отдел по организации деятельности главы Администрации города Волгодонска и общий отдел Администрации города Волгодонска.
3.7.3 Ответственность за подготовку помещения для проведения заседания Коллегии, техническое обеспечение заседания Коллегии возлагается на административно-хозяйственный отдел Администрации города Волгодонска.
3.7.4 Ответственность за обеспечение присутствия на заседании Коллегии представителей городских средств массовой информации, а также размещение информации о заседаниях Коллегии на официальном сайте Администрации города Волгодонска возлагается на пресс-службу Администрации города Волгодонска.
4 Планирование заседаний Коллегии
4.1. Деятельность Коллегии осуществляется в соответствии с утвержденным планом заседаний Коллегии на квартал.
4.2 Предложения в план заседаний Коллегии на квартал направляются членами Коллегии секретарю Коллегии не позднее, чем за месяц до начала следующего квартала.
4.3 Проект плана заседаний Коллегии на квартал утверждается на заседании Коллегии, проводимом в последнем месяце предыдущего квартала.
4.4 В случаях, если запланированный вопрос по какой-либо причине необходимо перенести (исключить из плана) или внести на рассмотрение Коллегии внеплановый вопрос, член Коллегии, осуществляющий контроль за подготовкой данного вопроса, не позднее, чем за 5 дней до намеченной даты проведения заседания Коллегии, информирует об этом в письменном виде главу Администрации города Волгодонска.
На основании резолюции главы Администрации города Волгодонска вопрос вносится в повестку дня заседания Коллегии или исключается (или переносится) из повестки дня заседания Коллегии. Секретарь Коллегии информирует о принятом решении члена Коллегии, осуществляющего контроль за подготовкой данного вопроса.
4.5 При принятии оперативного решения главой Администрации города Волгодонска, в его отсутствие – и.о. главы Администрации города Волгодонска, вопросы могут быть рассмотрены в рабочем порядке. Материалы по вопросу согласовываются членами Коллегии и передаются на рассмотрение главе Администрации города Волгодонска, в его отсутствие – и.о. главы Администрации города Волгодонска. Датой принятия решения служит дата его подписания.
5 Требования к оформлению материалов по вопросам, рассматриваемым на заседаниях Коллегии
5.1 Документы по вопросам, выносимым на заседание Коллегии, представляются секретарю Коллегии на бумажном носителе и в электронном виде не позднее, чем за 3 дня до проведения заседания Коллегии.
Пакет документов по вопросам, вносимым на рассмотрение Коллегии, включает в себя:
- проект решения Коллегии;
- приложение к проекту решения Коллегии (при наличии);
- пояснительную записку, содержащую необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации;
- другие документы, относящиеся к рассмотрению данного вопроса (при наличии).
Проект решения Коллегии не готовится в случае, если рассматриваемый на заседании Коллегии вопрос носит информационный характер и не предполагает дальнейших мероприятий по реализации решения.
5.2 Вышеуказанные документы визируются членом Коллегии, ответственным за подготовку вопроса, предлагаемого на рассмотрение Коллегии.
5.3 Все документы изготавливаются на бланках формата А4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
- 2,00 см – левое;
- 1,00 см – правое;
- 2,00 см – верхнее;
- 2,00 см – нижнее.
При изготовлении документов на двух и более станицах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют в нижнем правом углу листа.
При подготовке проектов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размером 14 пт (приложение – 14 пт); одинарный междустрочный интервал. Текст излагается от третьего лица единственного числа.
5.4 Проекты решений Коллегии должны:
- иметь краткое, ясное и четкое изложение сути вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целям и задачами;
- содержать указания конкретным исполнителям и сроки исполнения, выполнение которых обеспечит решение поставленных задач;
- содержать пункт о возложении контроля исполнения на члена Коллегии.
При подготовке и оформлении проекта решения Коллегии указывается наименование вида документа («Проект решения коллегии»).
5.5 При наличии приложения к проекту решения Коллегии на него в распорядительной части проекта решения Коллегии делается ссылка «согласно приложению».
5.6 Пояснительная записка должна иметь краткую исчерпывающую информацию по существу вопроса, аналитическую составляющую и в итоге содержать обоснование необходимости принятия мер, сформулированных в проекте решения Коллегии в виде конкретных поручений ответственным лицам.
5.7 Проекты документов могут быть признаны непригодными и возвращены на доработку в случаях:
- несоответствия требованиям, установленным настоящим положением;
- отсутствия необходимых данных для дальнейшего осуществления контроля;
- несоответствия текста на бумажном носителе тексту в электронном виде.
6 Подготовка заседания Коллегии
6.1 Секретарь Коллегии формирует проект повестки дня заседания Коллегии и не позднее чем за 3 дня осуществляет его рассылку членам Коллегии. Материалы по вопросам, выносимым для рассмотрения на заседании Коллегии, рассылаются по электронной почте членам Коллегии для ознакомления за день до проведения заседания.
6.2 Члены Коллегии, руководители органов и структурных подразделений Администрации города Волгодонска, на которых возложена подготовка соответствующих материалов по рассматриваемым на заседании Коллегии вопросам, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления.
6.3 По каждому из рассматриваемых на заседании Коллегии вопросов приглашаются лица, состав которых определяется ответственными за подготовку вопросов.
6.4 Контроль за ходом подготовки материалов по вопросам, включенным в повестку дня заседания Коллегии, осуществляется отделом по организации деятельности главы Администрации города Волгодонска.
7 Проведение заседаний Коллегии, оформление принятых решений и контроль за их исполнением
7.1 Повестка дня заседания Коллегии утверждается непосредственно на заседании Коллегии.
7.2 На заседании Коллегии время для докладов устанавливается председателем, как правило, в пределах 15 минут, для содокладов – до 10 минут, для выступления в прениях – до 5 минут, для справок – до 3 минут.
7.3 На заседаниях Коллегии секретарем Коллегии ведется протокол и аудиозапись заседания. К протоколу заседания Коллегии прилагаются: список присутствующих на заседании членов Коллегии, список лиц, участвующих в заседании Коллегии, материалы по рассматриваемым вопросам, принятые Коллегией решения.
7.4 Доработка проектов решений Коллегии и других документов, с учетом высказанных на заседании Коллегии предложений и замечаний, проводится лицом, ответственным за подготовку проекта, в течение 3-х дней со дня рассмотрения вопроса.
7.5 Доработанные проекты решений Коллегии передаются секретарю Коллегии на бумажном и электронном носителях.
Решения Коллегии оформляются на бланках установленного образца (приложение к положению о коллегии Администрации города Волгодонска). Протокол заседания Коллегии и решения Коллегии подписывают секретарь Коллегии и председатель Коллегии в течение 5 рабочих дней.
Приложения к решениям Коллегии подписываются секретарем Коллегии.
7.6 Секретарь Коллегии ведет регистрацию учета решений Коллегии, в том числе в системе электронного документооборота и делопроизводства “Дело” (далее – СЭДД “Дело”). Решения Коллегии издаются с соблюдением последовательности нумерации, которая ведется с начала и до конца календарного года.
Протоколы заседаний Коллегии, первые экземпляры решений Коллегии хранятся в отделе по организации деятельности главы Администрации города Волгодонска в течение 2-х лет, после чего сдаются в архивный отдел Администрации города Волгодонска.
7.7 Принятые решения Коллегии (или выписка из протокола) после подписания:
- рассылаются членам Коллегии и непосредственным исполнителям решения Коллегии, в том числе по СЭДД “Дело”;
- размещаются на официальном сайте Администрации города Волгодонска.
7.8 Ответственность за исполнение решений Коллегии несут члены Коллегии, на которых возложен контроль. Исполнители решения представляют члену Коллегии, на которого возложен контроль исполнения решения, информацию об исполнении в установленные сроки.
7.9 Члены Коллегии, на которых возложен контроль, представляют секретарю Коллегии информацию об исполнении решений в установленный Коллегией срок и о снятии с контроля (продлении срока контроля) на имя главы Администрации города Волгодонска. Информация должна содержать краткое, четкое изложение по исполнению решения Коллегии и исключать возможность двоякого толкования.
7.10 Секретарь Коллегии осуществляет общий контроль и анализ исполнения решений Коллегии и ежемесячно направляет аналитическую справку главе Администрации города Волгодонска, в его отсутствие – и.о. главы Администрации города Волгодонска по исполнению решений Коллегии.