Чуть более года назад для работодателей был введён новый вид отчетности, чтобы постепенно перевести работников с привычных бумажных трудовых книжек на их электронные версии. О том, с какими итогами завершен этот процесс, рассказывает начальник управления персонифицированного учёта Отделения Пенсионного фонда России по Ростовской области Михаил Коцевалов.
Каковы итоги перехода на электронные трудовые книжки?
– В Ростовской области заявления о выборе способа ведения трудовой книжки подали 1млн. 275 тысяч работающих граждан, из них 130 тысяч человек (более 10%) выбрали электронную книжку. Переход на электронную трудовую книжку – это волеизъявление работника. Процесс этот постепенный. Принимая во внимание, что с 2020 года работодатель обязан передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности всех работников, независимо от выбранного способа ведения трудовой книжки, объем электронных сведений в информационной системе ПФР будет накапливаться. Все больше будут проявляться положительные стороны ведения сведений в электронном виде: удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности, возможности дистанционного трудоустройства. Поэтому работники, подавшие заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумаге, могут в любое время изменить свое решение и подать заявление о ведении электронной трудовой книжки. Это выгодно как работающему гражданину, так и работодателю.
С какими сложностями при представлении электронных сведений о трудовой деятельности чаще всего сталкиваются донские работодатели? Какие ошибки они допускают?
– На текущий момент представление сведений о трудовой деятельности (сведения представляются по форме СЗВ-ТД) осуществляется в штатном режиме в сроки, предусмотренные законодательством.
Однако ПФР продолжает выявлять ошибки, допущенные работодателями при представлении сведений о трудовой деятельности. Основная ошибка – это отсутствие информации о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года. Когда сведения о работнике предоставляются впервые, то работодателям необходимо дополнительно внести в отчетную форму информацию о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года в соответствии с последней записью, занесенной в трудовую книжку до 1 января 2020 года. Информация о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года должна была быть представлена на всех работающих граждан до 15 февраля 2021 года. Тем не менее, есть некоторое количество граждан, в отношении которых данная информация отсутствует. Специалисты ПФР проводят необходимую работу с работодателями.
В случаях приема на работу и увольнения работника сведения должны передаваться в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения) или иных документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.
Предполагается ли перевод в электронную форму сведений о трудовой деятельности, внесенных в трудовую книжку до 2020 года?
– В марте 2021 года в законодательство (закон от 24.02.2021 №30-ФЗ) внесены изменения. Теперь граждане, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту) до 31 декабря 2019 года, вправе обратиться в органы Пенсионного фонда с заявлением о включении в информационные ресурсы ПФР сведений о своей трудовой деятельности до 1 января 2020 года согласно записям в трудовой книжке.
На сегодняшний день на стадии утверждения находятся нормативные документы, которые устанавливают порядок обращения и перевода записей трудовой книжки в электронную форму, а также административный регламент по предоставлению Пенсионным фондом этой новой услуги.
Хочу отметить, что на лицевых счетах граждан в системе персонифицированного учета ПФР уже содержатся сведения о периодах работы до 2002 года и последующие периоды, которые собраны Пенсионным фондом для учета пенсионных прав граждан и нужны для назначения пенсии. Поэтому вопрос перевода всех записей трудовой книжки в электронный вид не является актуальным для большинства граждан.
Электронная трудовая – это действительно удобно, но не все оценили это нововведение, мотивируя свою точку зрения определенными рисками. Чего боятся жители региона, которые так и не перешли на цифровой аналог трудовой книжки?
– Основной аргумент граждан, которые пока выбрали продолжение ведения бумажной трудовой книжки – возможные ошибки в электронных сведениях и потеря данных ПФР.
Человек, выбравший электронный вариант ведения трудовой книжки, имеет возможность систематически в режиме онлайн осуществлять контроль информации, внесенной работодателем в сведения о его трудовой деятельности. Он может самостоятельно формировать в личном кабинете на сайте ПФР или на портале госуслуг выписки из своего лицевого счета. Оперативное обнаружение ошибок, допущенных работодателем, – это еще одно из преимуществ перехода на электронный вариант учета сведений о трудовой деятельности.
Что касается сохранности базы данных ПФР, то информационная система ПФР полностью соответствует всем требованиям в области защиты персональных данных. По итогам многолетнего опыта работы мы может с уверенностью гарантировать полную защиту информации от программных сбоев и хакерских атак. В качестве страховки от потери сведений мы используем распределенные системы хранения. Риск утраты данных значительно ниже, чем вероятность потерять бумажную трудовую книжку.
Как человеку, который нашел некорректные сведения о своём трудовом стаже, исправить или дополнить сведения?
– Изменения в сведениях о трудовой деятельности, которые ранее поступили от работодателя, производятся исключительно на основании уточненных (откорректированных) сведений, представленных этим работодателем. Поэтому, если работник обнаружил ошибку в сведениях о трудовой деятельности, то ему необходимо написать заявление своему работодателю. На основании представленного в ПФР отчета будут внесены соответствующие исправления в сведения о трудовой деятельности работника.
Есть ли планы полностью отказаться от бумажных трудовых книжек?
– Порядок перехода от ведения бумажной трудовой книжки к электронной форме учета сведений установлен законодательством. Если человек выбрал бумажную трудовую книжку и в дальнейшем не напишет заявление на ведение электронных сведений, то работодатели обязаны до конца его трудовой деятельности продолжать заполнение бумажной трудовой книжки.
Однако, начиная с 2021 года для молодых людей, которые впервые устраиваются на работу, оформление бумажных трудовых книжек не предусмотрено. Для данной категории граждан сведения о трудовой деятельности будут формироваться только в электронном виде.
Таким образом, будет происходить постепенный переход на электронный учет сведений о трудовой деятельности.