11.1 Социально-значимые и тематические мероприятия и события (далее – мероприятия) организуются и проводятся в соответствии с утвержденными планами основных мероприятий, проводимых на территории муниципального образования «Город Волгодонск», на месяц, неделю на основании официальных документов, поступивших на имя главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, руководителей структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города.
В зависимости от уровня мероприятия для его подготовки может быть создан организационный комитет или рабочая группа.
11.2 О мероприятии, предусматривающем награждение главой Администрации города граждан и коллективов за заслуги перед городским сообществом, за деятельность, направленную на благо города Волгодонска в различных сферах его жизнедеятельности, должно быть сообщено управляющему делами Администрации города и в отдел по организации деятельности главы Администрации города.
11.3 Ответственность за организацию и проведение мероприятия возлагается на исполнителя мероприятия.
11.4 Исполнителю мероприятия при подготовке к мероприятию необходимо:
– определить место проведения мероприятия, сделать заявку на предоставление помещения;
– сформировать полный пакет документов и направить его заместителю главы Администрации города, управляющему делами Администрации города, курирующему данное направление.
11.5 Материалы должны содержать:
– информацию о проводимом мероприятии;
– краткую справку об организации (предприятии, учреждении) и его руководителе;
– порядок проведения мероприятия (сценарный ход или сценарий) с учетом заявленного мероприятия, сложившейся практики или по предлагаемой новой форме;
– список участников мероприятия, включая главу Администрации города (в случае его участия), с полным указанием фамилии, имени, отчества в алфавитном порядке и занимаемой должности;
– список награждаемых лиц (при наличии), с полным указанием фамилии, имени, отчества в алфавитном порядке, занимаемой должности, достижений, рекомендуемая квота по награждению главой Администрации города – не более 10 человек;
– проект выступления (тезисы) для председательствующего (выступающего) на мероприятии (в случае проведения мероприятия с участием главы Администрации города выступление готовится пресс-службой Администрации города или самостоятельно исполнителем мероприятия);
– другие документы (при необходимости: перечень вопросов для обсуждения, предложения по решению проблемных вопросов и т.д.).
В случае проведения мероприятия с участием главы Администрации города документы печатаются шрифтом № 16, входящим в стандартный пакет офисного программного обеспечения черного цвета, межстрочный интервал 1,15, каждый не более 1-2 страниц печатного листа.
11.5 Сформированный пакет документов рассматривается заместителем главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, курирующим данное направление, в течение двух дней.
11.6 Материалы по мероприятию с участием главы Администрации города представляются на бумажном носителе (с визой курирующего заместителя главы Администрации города или управляющего делами Администрации города) и в электронном виде в отдел по организации деятельности главы Администрации города за три рабочих дня до проведения мероприятия.
В случае размещения материалов в СЭДД «Дело», прикрепляемые файлы должны быть подписаны электронной подписью или отсканированы.
В случае проведения незапланированного мероприятия материалы направляются не позднее 15.00 часов дня, предшествующего проведению мероприятия.
11.7 Контроль за организацией и проведением мероприятия осуществляет заместитель главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, курирующий данное направление, руководитель структурного подразделения Администрации города или органа Администрации города, непосредственно подчиненного главе Администрации города.