3.1 Отдел по организации деятельности главы Администрации города в соответствии с приоритетными направлениями деятельности Администрации города формирует систему планирования деятельности Администрации города и осуществляет подготовку плана работы Администрации города на год, а также планов мероприятий Администрации города на месяц и неделю, обеспечивающих выполнение плана работы Администрации города на год.
Организация планирования деятельности Администрации города осуществляется с использованием системы планирования. Образцы документов и алгоритм работы в системе планирования утверждены Инструкцией по делопроизводству в Администрации города.
3.2 Организация планирования деятельности структурного подразделения Администрации города, органа Администрации города осуществляется руководителем данного структурного подразделения Администрации города, органа Администрации города (далее – руководитель), который назначает сотрудника, ответственного за формирование планов (далее – исполнитель).
Исполнитель получает право доступа к работе в системе планирования в отделе информационных систем и технологий Администрации города и формирует план работы на год, а также планы мероприятий на месяц и неделю в системе планирования.
3.2.1 Планы работы на год в рамках курируемых направлений утверждаются заместителями главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, а в структурных подразделениях Администрации города, напрямую подчиняющихся главе Администрации города, – главой Администрации города и размещаются в системе планирования до 20 декабря года, предшествующего планируемому периоду.
План работы Администрации города на год утверждается главой Администрации города не позднее 25 декабря года, предшествующего планируемому периоду, и направляется отделом по организации деятельности главы Администрации города по электронной почте всем участникам системы планирования до 1 января планируемого года.
3.2.2 Планы мероприятий на месяц в рамках курируемых направлений утверждаются заместителями главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, а в структурных подразделениях Администрации города, напрямую подчиняющихся главе Администрации города, – главой Администрации города и размещаются в системе планирования до 25 числа месяца, предшествующего планируемому месяцу.
Планы мероприятий Администрации города на месяц утверждается главой Администрации города до 1 числа каждого месяца и направляется отделом по организации деятельности главы Администрации города по электронной почте всем участникам системы планирования.
Исполнитель ежемесячно формирует отчет об исполнении плана мероприятий на месяц в соответствии с утвержденной формой и представляет его в отдел по организации деятельности главы Администрации города по электронной почте не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Сводная информация об исполнении плана мероприятий Администрации города на месяц представляется отделом по организации деятельности главы Администрации города до 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом, главе Администрации города с анализом выполненных и неисполненных пунктов плана (с указанием причин неисполнения).
3.2.3 Планы мероприятий на неделю утверждаются руководителем и размещаются в системе планирования в четверг до 12-00 часов недели, предшествующей планируемой.
Формирование планов мероприятий главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города на неделю (план-сетка) осуществляются ответственными исполнителями.
План мероприятий Администрации города на неделю формируется отделом по организации деятельности главы Администрации города в пятницу, предшествующей планируемой недели, и:
– направляется в Правительство Ростовской области до 10-00 часов;
– представляется главе Администрации города с отчетом об исполнении плана мероприятий за предыдущую неделю до 13-00 часов.
В понедельник после утверждения главой Администрации города план мероприятий Администрации города на неделю рассылается по электронной почте всем участникам системы планирования до 11-00 часов.
После проведения мероприятий плана на неделю исполнитель обязан в системе планирования проставить отметку «Проведено».
3.3 С целью эффективного планирования отделом по организации деятельности главы Администрации города синхронизируются мероприятия регионального и федерального значений с участием Губернатора Ростовской области. При подготовке планов мероприятий Администрации города на неделю учитывается приоритетность мероприятий с участием Губернатора Ростовской области.
3.4 При планировании мероприятий с участием главы Администрации города исполнитель согласовывает с отделом по организации деятельности главы Администрации города дату, время, место и регламент проведения мероприятия.
3.5 В случае отмены и (или) изменения проводимого мероприятия (дата, временя, место, регламент мероприятия) исполнитель информирует отдел по организации деятельности главы Администрации города по электронной почте с указанием причин отмены и (или) изменения мероприятия.
3.6 При необходимости включения дополнительных мероприятий, ранее не предусмотренных в плане, в т.ч. с участием главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города исполнитель направляет по электронной почте в отдел по организации деятельности главы Администрации города письмо с указанием: наименования мероприятия, даты, времени, места и регламента проведения мероприятия, ответственного лица, списка участников (произвольная форма).
3.7 В целях исключения накладки мероприятий отдел по организации деятельности главы Администрации города может рекомендовать участникам системы планирования перенести дату, время и место проведения мероприятия и внести коррективы, согласовав это с главой Администрации города, курирующим заместителем главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, ответственным за мероприятие.
3.8 Включение в планы мероприятий Правительства Ростовской области в режиме видеоконференций (далее – ВКС) и вебинаров осуществляется отделом по организации деятельности главы Администрации города.
Подготовка материалов к ВКС, списка участников ВКС и оповещение ответственных исполнителей в Правительстве Ростовской области осуществляется в соответствии с резолюцией главы Администрации города ответственным за подготовку и участие в мероприятии.
3.9 Отдел по организации деятельности главы Администрации города обеспечивает мониторинг исполнения планов и ежеквартально представляет результаты мониторинга в рабочую группу по оценке эффективности деятельности структурных подразделений и органов Администрации города.
3.10 Техническое обслуживание системы планирования осуществляется отделом информационных систем и технологий Администрации города.
3.11 Хранение плана работы на год, а также планов мероприятий на месяц и неделю осуществляется в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения Администрации города, органа Администрации города.