8.1 Объем письменной информации должен быть изложен на одной странице (в исключительных случаях – на двух) печатного текста шрифтом № 14, входящим в стандартный пакет офисного программного обеспечения черного цвета.
8.2 Содержание документа должно быть предельно ясным.
8.3 На вопросы, указанные в документе, должны быть даны прямые и исчерпывающие ответы.
8.4 Письмо с ответами на поступивший документ должно содержать:
– первичный документ;
– письмо с ответом на поступивший документ.
8.5 В случаях неясности содержания документа заместитель главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, курирующий данное направление, докладывает его самостоятельно.
8.6 В документе кроме необходимых виз и подписей указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) исполнителя и номер его телефона (с кодом).
8.7 Просроченные документы докладываются только с приложенной объяснительной запиской исполнителя.
8.8 Отдельные документы (объемом более 2 страниц), за исключением справочных материалов, докладываются по согласованию с управляющим делами Администрации города.
8.9 Документы, подготовленные с использованием СЭДД «Дело», должны содержать «связку» с первичным документом, с указанием типа связки «во исполнение». Документы за подписью главы Администрации города должны быть согласованы со всеми должностными лицами, курирующими данный вопрос, а также главным специалистом Администрации города, а в случае его отсутствия начальником общего отдела Администрации города.
8.10 После согласования в СЭДД «Дело» документа за подписью главы Администрации города, который необходимо направить адресату на бумажном носителе, исполнитель предоставляет в общий отдел Администрации города лист согласования и сам проект документа на бумажном носителе.
Только после этого документ направляется на подпись главе Администрации города.